Бухучет ГСМ по топливным картам
Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:
- Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
- За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
- Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
- Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.
Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.
Что представляет собой топливная карта?
Раньше у компаний и физических лиц в обиходе были топливные талоны, которые позволяли осуществлять контроль над расходом горючего. Они имели следующие особенности:
- отличались конкретным лимитом ГСМ;
- при заправке авто производилось списание литров топлива;
- отражался невостребованный остаток бензина.
Топливные карты – это удобный и безопасный способ оплаты ГСМ для корпоративных клиентов
Сегодня талоны используются для разовой заправки авто. На смену им пришли более продвинутые – топливные карточки с вшитым микропроцессором. Чип содержит информацию о лимите средств, предназначенных для покупки ГСМ и дополнительных услуг на автозаправках, а также сведения о топливном ассортименте и услугах, оказываемых поставщиком.
Топливная карта удобна тем, что:
- ее чип хранит данные о расходовании ГСМ в электронном виде;
- позволяет в любое время узнать остаток и время заправки топлива;
- доступна к оформлению физическим лицам и организациям;
- ускоряет процесс обслуживания на автозаправках;
- позволяет сэкономить за счет скидок, действующих при оформлении крупного лимита;
- дает возможность избежать лишней бумажной волокиты при отчете перед начальством;
- упрощает бухучет (все сведения содержатся в личном кабинете хозяина карты).
Порядок юридического оформления
Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:
- Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
- Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
- Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
- В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
- Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.
Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.
Учет смарт-карты
Пластиковая карта обычно закрепляется за определенным работником. Для ведения контроля следует обзавестись журналом учета приема и выдачи карт. Ввиду отсутствия единого образца форма ведомости утверждается каждой организацией в индивидуальном порядке.
Основные графы, которые могут быть присутствовать в журнале:
- модель и госномер автотранспорта, который вверен водителю и по совместительству — держателю карты;
- ФИО работника и его подпись;
- дата передачи карты сотруднику лично в руки;
- дата возврата карточки водителем.
Порядок выдачи и возврата карты нигде не закреплены. То есть начальство может обязать работника сдавать ее каждый день после смены, либо когда того требуют сложившиеся обстоятельства (в случае увольнения, ухода в отпуск и т.д.). Составление авансовых отчетов при расчетах за горючее необязательно.
Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.
Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.
Бухгалтерские проводки
Бесплатное владение. В учет бухгалтеры заносятся лишь те безвозмездно принятые активы, которые в будущем можно продать с целью извлечения дохода. А поскольку чиповая карта закреплена за конкретной организацией и ее продажа невозможна, то информация о ней не отражается в системе учета доходов и расходов на предприятии.
Получение на условиях возврата. Фирма-покупатель должна перевести поставщику залог за карту. Когда срок использования пластика закончится, организация вернет его обратно, а топливная компания осуществит возврат уплаченной ей стоимости карточки.
Поскольку карта ГСМ – это собственность поставщика, то данный актив следует учитывать отдельно от имущества, принадлежащего фирме-покупателю (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете вверенный документ необходимо перенести на внебалансовый счет в денежных единицах. В отношении чиповых карт разрешается открыть субсчет, к примеру 015 «Топливные карты».Процедуры приема и оплата карты ГСМ должны быть отражены в бухучете в виде проводок — дебетов и кредитов (далее Д и К):
- Д 60 К 51 – оплачена стоимость залога за карту.
- Д 009 – проведена сумма залога.
- Д 015 «Топливные карты» — карта учтена на балансе фирмы.
При осуществлении возврата фирме-собственнику:
- Д 51 К 60 – получена сумма задатка за карту.
- К 009 – списана стоимость залога.
- К 015 «Топливные карты» — карта снята с внебалансового учета.
Покупка топливной карты. В данном случае цену пластика (без учета налога) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99), посчитать НДС от суммы и отметить его отдельно на счете 19 «НДС по полученным ценностям», а стоимость чиповой карточки — на внебалансовом счете (015 «Топливные карты»).
Бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:
- Д 60 К 51 – оплата карты.
- Д 20 (23, 26, 44…) К 60 – списание стоимости смарт-карты на расходы.
- Д 19 К 60 – учет НДС.
- Д 015 «Топливные карты» — учет пластиковой карты.
- Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 – принятие к вычету НДС по стоимости горючего.
Учет горючего ведется на счете 10 «Материалы», субсчете 10.3 «Топливо». Все манипуляции также подтверждаются документами. Затраты рассчитываются согласно путевым листам, переданным ответственным лицом, и отчетам, предоставленным системой.
Основная часть
В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:
- Наименование организации.
- Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.
- На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
- Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
- ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
- Название и номер топливной карты.
- Сколько экземпляров акта составлено.
Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.
В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.
Подводим итоги
Ведение топливных карт позволяет осуществлять контроль над расходом горючего и существенно упрощает работу бухгалтера.
Документы, предоставляемые компанией-поставщиком каждый месяц: счет фактура, отчет по операциям, акт приемки-передачи, способствуют быстрому оформлению бухгалтерской отчетности.
Стоимость топливной карты
Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:
- Бесплатно.
- С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
- С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.
В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.
Способы закрепления карточки за сотрудником
Руководство компании решает, в зависимости, от собственных предпочтений и условий работы, каким образом выдавать карты. Однако бухгалтерам рекомендуется высказывать свои пожелания.
Принято считать неудобным вариант, когда дисконт не закрепляется за конкретным лицом, а затем выдается в случае необходимости любому работнику.
В такой ситуации возникают трудности с тем, кому нужно отчитаться по карточке ежемесячно.
Рекомендуется закрепить дисконт за конкретным шофером, который и будет заниматься составлением отчета. Хотя сегодня отчетность часто можно посмотреть в режиме онлайн, это не единственное преимущество для бухгалтера.
В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей.
В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.
Перейти По какой статье уволить дана 2 группа инвалидности
Акт приема передачи гсм образец
Использование топливных смарт-карт при покупке топлива очень удобно для организации. Это позволяет избежать выдачи подотчетных сумм водителям. Компания может быть уверена в том, что заправляется автомобиль только на определенных станциях и только качественным бензином.
Кроме того, многие сети АЗС, предоставляя организациям такой сервис, дают клиентам и доступ к личному кабинету для получения оперативной информации в электронном виде, что упрощает контроль и учет.
Если организовать правильный документооборот и использовать образец акта передачи топливных карт водителю, будет удобно контролировать количество израсходованных ответственным сотрудником ГСМ.
Топливные карты могут быть денежными и литровыми. Литровые носители предусматривают, что по ним можно приобрести определенное количество бензина. На денежные зачисляется определенная сумма, которую можно использовать для покупки топлива.
Большее распространение получили именно денежные смарт-карты сетей АЗС. Для контроля использования этих электронных носителей необходимо организовать правильный учет.
А при их выдаче оформлять передаточный документ, используя образец акта передачи топливных карт сотрудникам.
Составляем акты приемки-передачи
Правила оформления документов при обороте электронных платежных средств АЗС организация вправе установить сама. Этот порядок необходимо отразить в ЛНА и утвердить у руководителя.
Приемка и передача «пластика» может проходить на двух уровнях:
- От поставщика ГСМ — предприятию (подтверждение приема-передачи является приложением к договору поставки).
- От предприятия — работнику (например, водителю).
И в том, и в другом случае оформляется передаточный документ.
Образец акта приема передачи топливной карты сотруднику
Чтобы документ был юридически значимым, в документе необходимо прописать:
- наименование организации;
- наименование документа, его номер и дату;
- Ф.И.О. и должность сотрудника — получателя смарт-карты АЗС;
- данные транспортного средства, для заправки которого будет использоваться карточка;
- наименование и номер выдаваемого электронного носителя;
- подписи и Ф.И.О. лица, которое выдало электронный носитель, и получателя.
Документ целесообразно составлять в двух экземплярах. Один из них остается в организации, а второй выдается материально ответственному лицу.
Акты при прекращении использования карт
Если сотрудник более не будет использовать карточку, он должен вернуть его организации. Для этого необходимо оформить акт возврата топливных карт. Специальную форму можно не разрабатывать, а использовать уже созданную. Нужно только поменять местами получателя и отдающего электронный носитель.
Если организация решает больше не использовать карточки: поменялись условия работы, или носители пришли в негодность, или принято решение расторгнуть договор с поставщиком — составляется новый передаточный документ.
Бухгалтерский учет смарт-носителей
Электронные носители могут передаваться сетью АЗС:
- бесплатно;
- с платой за выпуск;
- с возвратом после окончания срока договора.
В зависимости от этого строится бухгалтерский учет данного платежного средства.
Так как смарт-карты для приобретения ГСМ являются платежным средством, важно обеспечить их сохранность и контроль их использования. Для учета можно использовать забалансовый счет, открытый организацией самостоятельно для их учета.
Так как утвержденный Приказом Минфина № 94н План счетов не содержит отдельного забалансового счета для этих целей, организация может открыть дополнительный забалансовый счет, присвоив ему, например, номер 012.
Это решение необходимо утвердить в учетной политике компании.
Акт передачи топливной карты водителю
является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.
Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива.
Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет: Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.
Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг: Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей.Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.
Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании. Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты. Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:
- Реквизиты составившей его организации.
- Дату.
- Город.
- Полное наименование.
- Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.
Приказ по топливным картам, образец
Бухучет: получение карты бесплатно* В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. При этом для контроля за сохранностью топливной карты можно ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц.
Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку:* Дебет 27 – учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.
* Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6, 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.2.
Формы: Журнал приема и выдачи топливных картфилипп киркоров я никогда не устану ждать ты устанешь верить скачать, общая характеристика и функциональные возможности табличного процессора ms excel
Акт приём передачи топливных карт формализует процесс передачи карт после их изготовления в руки клиенту. Так же этот документ описывает процесс возврата этих карт.
Итак, чтобы заказать топливные карты в компании «Смарт», достаточно заполнить форму договора на сайте в режиме онлайн. В форме заявки Вы указываете именно те лимиты, которые Вы хотите, чтобы имели топливные карты: суточные или месячные, денежные или по объему ГСМ.
Изготовление карт требует некоторого времени, после чего они будут переданы Вам в пользование. Процесс передачи сопровождают акт приёма-передачи топливных карт и его подписание.
Акт приёма-передачи топливных карт содержит информацию, указанную в заявке на карту:
- держатель карты или номер транспортного средства;
- лимиты, установленные на каждой конкретной топливной карте;
- PIN-код, который необходим для подтверждения транзакций.
Стоит отметить, что клиенты компании «Смарт» в личном кабинете в последствии могут изменить держателя карты, лимиты или номер транспортного средства, за которым она закреплена.
В организации клиента после получения карт необходим документ, регламентирующий использование карт.
Как оформить журнал учета
Журнал учета движения топливных карт, образец которого представлен в статье, позволяет контролировать, сверять и составлять отчетность по расходу горючего.
Этот документ может вести заведующий хозяйством, но чаще всего он хранится в бухгалтерии, и контроль над ним осуществляет бухгалтер организации. Бланк контроля организация имеет право разработать самостоятельно.
В любом случае обязательно следует прописывать:
- дату выдачи платежного средства;
- наименование или номер;
- Ф.И.О. выдавшего;
- дату возврата;
- Ф.И.О. принявшего.
Иногда к этому добавляют сведения:
- о лимите на заправку;
- наименование поставщика;
- о получателе;
- о марке автомобиля;
- о госномере, виде горючего и др.
Журнал выдачи топливных карт, образец
Более эффективно не выдавать карточки ежедневно, а закреплять их за сотрудниками, пользующимися служебным авто постоянно. Для этого существует специальный документ.
Работник возвращает платежное средство только на период долгого отсутствия на работе, например перед отпуском. Прикрепление осуществляется по акту приемки-передачи или по приказу руководителя организации.
Заполнять ведомость на выдачу топливных карт, образец которой представлен выше, в этом случае также обязательно.
Платежные карточки, хоть и не являются денежным документом, в большинстве случаев приобретаются за плату и подлежат отдельному контролю, для которого используют книгу учета бланков строгой отчетности, заменяющую отдельный журнал учета топливных карт, образец скачать можно по ссылке ниже.
Образец книги учета бланков строгой отчетности
Акт передачи топливной карты водителю является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта передачи топливной карты водителю .docСкачать образец акта передачи топливной карты водителю .doc
Приказ о заправке автомобилей образец
В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.
В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.
Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС.
Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц
Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:
- накладную (акт приема-передачи);
- счет-фактуру;
- отчет по топливным картам об отпущенном топливе.
Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.
| Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС | 60авансы | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей | 10 | 60 |
| Отражен НДС по поступившим ГСМ | 19 | 60 |
| Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику | 60 | 60авансы |
| Стоимость ГСМ учтена в составе расходов | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
Акт передачи топливной карты водителю
Порядок юридического оформления.
Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:
- Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
- Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
- Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
- В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
- Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.
Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.
Акты
Внимание
Порядок юридического оформления Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:
- Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
- Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
- Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
- В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
- Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей.
Акт приема-передачи транспортного средства водителю
Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
- ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
- Название и номер топливной карты.
- Сколько экземпляров акта составлено.
Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.
Приложение 2
Образцы по теме: Акт, Промышленность Приложение N 2 к Договору купли-продажи (поставки) горюче-смазочных материалов от » » г. N Акт N приема-передачи горюче-смазочных материалов г.
» » г. , именуем в дальнейшем » N . 3. Сумма для оплаты ( ) рублей.
Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени. Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю.
Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.
Оформление актов приема и передачи топливных карт: основные рекомендации
Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
- ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
- Название и номер топливной карты.
- Сколько экземпляров акта составлено.
Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого.
Особенности формирования акта приема-передачи объекта Организации используют форму № 3, для индивидуальных предпринимателей была разработана форма ПЛ-1, но в последствии была упразднена.
Форма 16 используется подразделениями министерства обороны.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки
Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта.
Полностью согласна с svetti. Путевые листы сдаются в бухгалтерию заполненные. С Ваших слов получается, что бухгалтер должен заполнять путёвки, как будто бухгалтер за рулем ездит, а не водитель.
Бухгалтерия получает счет-фактуру от поставщика, а от Вас путевки и производит сверку. По путевкам проверяют норму расхода топлива и количество литров учтенных в путевках и сверяют с данными поставщика.
Формы документов
Порядок юридического оформления Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:
- Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
- Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
- Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
- В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
- Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей.