Образец заявки на канцелярию

Содержание

Образец заявки на канцтовары и служебной записки

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

ручки;
карандаши;
ластики;
бумага;
и т. п.

Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

Предметы разного времени использования

дыроколы;
степлеры;
папки;
и т. п.

Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

на закупку канцелярских товаров;
выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
От кого составлена записка.
Название документа.
Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
Дата оформления и регистрационный номер.
В основной части документа пишется просьба.
Дата.
Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Заявка на получение канцтоваров со склада

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

Образец заполнения заявки на канцелярские товары

Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы.

Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка.

Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.

Что относится к канцелярским товарам

Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы. Это расходные материалы и элементы различного времени применения. Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:

ручки и карандаши;
бумажные материалы;
ластики.

Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так:

В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.

Отличия внешней и внутренней заявки

Внешняя заявка оформляется в адрес поставщика, который обязуется поставить необходимые товары. При их наличии в складских помещениях в составлении бумаги внешнего типа нет смысла, поскольку можно обойтись внутренней заявкой. Образец оформления двух этих видов заявок является идентичным.

На предприятии выявлением потребности работников занимается ответственное лицо. При необходимости организуется ревизионная проверка, в ходе которой собирается общая информация. Далее, после ее получения, формируется заявка, под которой понимается письменное обращение в адрес гендиректора или иного руководителя предприятия.

Традиционно запрос вне зависимости от его вида должен отвечать следующему набору требований:

Исходя из политики, заполнение производится без шаблона или с использованием фирменного бланка.
Оформление перечня канцтоваров осуществляется в табличном виде, таблица обязательно содержит шапку и базовую часть с перечнем нужных предметов канцелярии, количеством (шт.), единицами, в которых производится измерение.
Если есть необходимость, в сводной таблице может быть указан артикул товарной позиции.
Обязательно прописывается информации о руководителе.

Основные требования к заполнению

Оформить служебную записку можно самостоятельно, особенно, если на предприятии не имеется установленного образца. Но есть перечень реквизитов, которые нужно включить в документ в обязательном порядке:

Справа сверху – должность и ФИО сотрудника, который является адресатом, т. е. получателем документа.
Немного ниже отмечается составитель бумаги, т. е. лицо, которое формирует обращение.
Строкой ниже по центру отображается его название.
Далее указывается цель его составления: «на закупку материалов», «на получение материалов со складского помещения».
Просьба о предоставлении.
В нижней части прописывается регистрационный номер и дата, в которую производится оформление записки.
Подпись и расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица.

Допускается включение таблицы с перечнем предметов канцелярии или оформление ее посредством отдельного приложения.

Служебная записка для закупки

Образец документа является аналогичным.

Справа сверху указывается, кому и от кого предназначается документ.
По центру указывается название, день, в который происходит составление, номер.
Ниже следует таблица с названиями, количеством требуемых товарных позиций.
Ниже на одной строке указывается должность заявителя, его подпись, фамилия, инициалы.

В некоторых случаях может потребоваться указание ряда дополнительных сведений.

Заявка для получения канцтоваров со склада

Этот документ также представлен в табличной форме. В него должны быть включены названия нужных вещей и их точное количество. Традиционно набор заявок осуществляется с использованием компьютера, а затем документ распечатывается.

Отличие этого документа от предыдущего заключается в том, что внизу указывается подпись не только заявителя, но и руководителя предприятия, которое обеспечило выдачу канцелярии.

Регламент на канцтовары для офиса

На законодательном уровне установлен не только перечень канцелярских товаров, которые должны быть в офисе (Постановление Госкомстата РФ №17), но и нормы их потребления.

Знание этих нормативов позволит обеспечить офисных работников необходимыми канцелярскими товарами и предотвратить их преждевременное расходование.

Нормы расходования

Они зависят от нескольких факторов:

размер предприятия и количество сотрудников, которые на нем работают (чем оно больше, тем выше потребность в канцтоварах);
направление деятельности организации;
качество приобретенных канцтоваров.

Нормы потребления

Они устанавливаются предприятием индивидуально. Также есть усредненные нормативы, установленные на законодательном уровне. Зная их, предприятие сможет спланировать бюджет и нормировать расходы в этом направлении. Для этих целей необходимо руководствоваться Приказом Росфинмониторинга №146 от 18 мая 2015 года.

Таким образом, унифицированной формы заявки не имеется, зато есть перечень реквизитов, которые желательно и целесообразно включить в ее состав.

Оформление заявки на закупку подробно представлено в данной инструкции.

Источники:
http://znaydelo.ru/document/zayavleniya/zayaa-na-kanctovary.html
http://spmag.ru/articles/zayaa-na-kancelyarskie-tovary-obrazec

Служебная записка на приобретение канцелярских товаров: образец — Дело

Образец заявки на канцелярию

Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса. Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку (далее также – запрос) на закупку канцелярских принадлежностей?

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел.

Существует обязательный набор канцелярии, который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).

Читайте так же: Нормативные показатели расхода материалов в строительстве

Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
перечень канцелярских принадлежностей, необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
ФИО лица, подавшего запрос, подпись;
примечания.

Какие бывают формы

Помимо заявок на канцелярию, существуют следующие формы:

на закупку мебели и бытовой техники;
картриджи, тонеры и другая оргтехника;
запрос на предоставление издательских или редакционных услуг;
покупка запасных частей, комплектующих, расходных и горюче-смазочных материалов;
текущий ремонт офиса;
запросы на приобретение служебного оборудования;
сводная заявка на закупку товаров, работ и услуг.

Отметим, что по формам запросы делятся на внешние и внутренние.

Рассматриваемый тип относится к внутренним заявкам, то есть используемым внутри конкретно взятой организации. При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.

В чем отличия внешней и внутренней заявки

Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара.

Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки. При этом в договоре может быть указано на свободную форму запроса или же приведен унифицированный бланк.

Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон.

Основные требования

К запросу предъявляются следующие требования:

Читайте так же: Как списать бензин без путевого листа актом

заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской. По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную.

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов:

название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
название документа – то есть «Служебная записка»;
дата составления, регистрационный номер;
заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.

Примеры оформления

Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.

Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.

Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник:

Служебная записка на выдачу канцтоваров

Служебная записка на заказ канцтоваров образец Оценок Просмотры просмотров Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении. Москва О ремонте замене компьютера Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября г.

Заявка на канцелярские товары: образец Можно ли канцтовары сдать Журнал учета огнетушителей: образец. Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

После этого переходите к основному блоку. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Образец заявки на канцтовары

В закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения. В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену. Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад. Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку.

Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.

Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое. Как правило, служебная записка — это внутренний документ. Образец заявки на канцтовары и служебной записки Основанием для начала проведения процедуры служит служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы подготовили для вас.

Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т. Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием.

Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений.

При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ. Скачать Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов ОКУД.

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения. Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

СЗ состоит из следующих граф: После составления документ подается на подпись руководителю.

После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.

Заявка на канцелярские товары образец excel

Образец заявки на канцелярию

Договором поставки может быть предусмотрен механизм поставки товара на основании заявки покупателя. В данной статье будет приведен образец заявки на приобретение товара.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

Наименование организации.
Дата составления записки.
Данные сотрудника, составившего записку.
Данные должностного лица, являющегося адресатом.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

ручки и карандаши;
бумажные материалы;
ластики.

В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.

Также на первой странице представлена небольшая таблица «принято к учету». В нее вносят записи по дебету и кредиту соответствующих счетов, по которым отражается выдача материалов. Подписывает документ главный бухгалтер, исполнитель, который составил ведомость, а также лицо, которое фактически выдает ТМЦ.

В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
От кого составлена записка.
Название документа.
Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
Дата оформления и регистрационный номер.
В основной части документа пишется просьба.
Дата.
Виза и расшифровка ответственного лица.

Специфические формы договора поставки (для государственных и муниципальных нужд) в предпринимательской деятельности используются далеко не всеми участниками оборота. Договоры поставки, применимые к массовому субъекту, можно разделить на 2 группы:

разовую поставку (товар передается в определенный срок);
постоянные поставки в течение определенного периода (товары передаются в определенные сроки).

В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
От кого составлена записка.
Название документа.
Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
Дата оформления и регистрационный номер.
В основной части документа пишется просьба.
Дата.
Виза и расшифровка ответственного лица.

Одним из способов запроса необходимых ресурсов является служебная записка. Образец служебной записки на канцтовары не регулируется законодательством. Единственным регулирующим документом является ГОСТ, который определяет обязательные пункты для внесения. Вид обращения может сильно видоизменяться в зависимости от требований уставной документации организации.

В заявке можно также указать дату, до которой должна быть произведена поставка, если покупатель ограничен по срокам. При этом последним должны быть учтены сроки, необходимые для подготовки товара к поставке и его доставки покупателю. Также должен быть указан адрес, по которому надлежит осуществить поставку товара.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Внутренние заявки, в свою очередь, также представлены в двух разновидностях:

на покупку товаров рассматриваемого назначения;
на выдачу со складского участка.

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Во-первых, в документе указываются его название – «заявка» и дата составления, проставляется наименование организации-покупателя, заносятся сведения о лице, уполномоченном на заказ товара и оформляющем заявку (ФИО, должность, данные для связи).

Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

В случае разовой поставки не нужно оговаривать, какую часть от общей партии хотел бы получить покупатель, в условии о количестве нет необходимости, если оно подробно описано в самом тексте договора.

В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
От кого составлена записка.
Название документа.
Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
Дата оформления и регистрационный номер.
В основной части документа пишется просьба.
Дата.
Виза и расшифровка ответственного лица.

Организация-поставщик может разработать собственный бланк заявки и требовать от контрагентов использования именно его при оформлении заказов. Обычно такие организации размещают бланки заявок на своих интернет-сайтах.

Заявка может использоваться в ситуации, когда стороны в момент заключения договора по какой-либо причине не могут определить ассортимент товара. Тогда конкретные товары, необходимые покупателю, будут указываться в заявке.

В некоторых фирмах составляется служебная записка. Она отличается от классической заявки, хотя ее форма идентична, как и перечень выполняемых функций. Однако иногда они создаются как единый документ или приложение, содержащее перечень требуемых товаров, прилагается к служебной записке.

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

на закупку канцелярских товаров;
выдачу канцелярии со склада.

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа.

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Как написать заявку на канцтовары образец для работы

Обычно, к запросу предъявляются требования:

В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Однако по крайней мере одна недоработка остается, и она связана с тем, что при внесении изменений в номенклатуру товаров они отражаются в элементе управления «Поле со списком» на первом листе только после сохранения, закрытия и последующего открытия книги.

Как написать заявку в письменном виде образец

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

Образец служебной записки на канцтовары — как заполнить и чем отличается электронное обращение

Образец заявки на канцелярию

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

о служебных записках различного характера:

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

Служебная записка имеет цель – довести до сведения уполномоченного лица с просьбой устранить недостаток необходимых канцтоваров.

Служебная записка – это документ, относящийся к бумагам первичного бухгалтерского учета. Они будут использоваться в качестве обоснования расходов на нужды предприятия. Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

Особенности оформления

Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон. Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу.

Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

Наименование организации.
Дата составления записки.
Данные сотрудника, составившего записку.
Данные должностного лица, являющегося адресатом.

В основной части записки должна быть лаконично раскрыта причина составления обращения. Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.

Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
По центру указывается название документа «Служебная записка».
В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Стилизация служебной записки

Служебная записка должна составляться в деловой форме. В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко. Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.

Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

https://www.youtube.com/watch?v=IB4rUKpCG-s

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.

Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4.

Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе. Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения.

Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
Текст не имеет причины обращения.
Не имеется информация о способах решения проблемы.
В тексте использованы просторечия.
Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
Введенные данные не соответствуют действительности.
Нет подписи должностного лица.

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Электронная форма

Процедура реализации записки будет проще, если организация использует электронные способы связи для отправки обращений. Благодаря этому методу, не только упростится процесс подачи, но и скорость рассмотрения документации.

Сам процесс составления записки никак не будет изменяться, при отправке обращения электронным путем. Будет использоваться аналогичный образец. Исключения могут встретиться только в двух случаях.

Первый – указание адресата, так как данные будут внесены в строку «Адрес» при отправке электронного письма. Адресата необходимо будет повторно указать в строке «Тема».

Второй случай – отсутствие росписи, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника имеется личная электронная подпись, которая прикрепляется к отправляемому документу автоматически.

Образец служебной записки на канцтовары

Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.

Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.

Скачать образец служебной записки на канцтовары [27.00 KB]

Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.

Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Заявка на канцелярские товары: образец

Образец заявки на канцелярию

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

Обычно, к запросу предъявляются требования:

В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.