Как в егаис подтвердить накладную от поставщика

Проверка и подтверждение накладных в ЕГАИС | Меридиан

Все субъекты алкорынка должны позаботиться о том, чтобы требуемые по закону данные были загружены в единую базу. Фиксация соответствующих сведений необходима для законного оборота спиртосодержащих напитков на территории РФ.

Подтверждение накладных в ЕГАИС – это основа совершаемого документооборота. В единую платформу загружаются не только сведения о товарно-транспортных накладных, но и данные об акцизных марках и другие сведения.

Это помогает государственному надзорному сектору отслеживать все передвижения АП от начальной до конечной точки.

Система ЕГАИС была создана с целью проверки накладных. При этом сюда относятся поставщики крепких спиртосодержащих напитков, а также пивной продукции.

Производственное объединение, занимающееся сбытом АП, должно позаботиться о предоставлении соответствующих сведений в единую электронную платформу.

При этом представитель оптово-розничного сегмента обязан произвести сверку фактической поставки с тем, что зафиксировано в подтвержденной накладной через личный кабинет ЕГАИС. Если имеются расхождения, должен быть оформлен соответствующий документ.

Как происходит загрузка ТТН в ЕГАИС

Соответствующий документ оформляется в специальной бухгалтерской программе. Информационная система используется также для учета всех данных.

Для проведения накладной после сканирования марок в ЕГАИС необходимо ТТН оформить вручную или же выполнить операцию с помощью специальной вкладки «Обмен УТМ с ЕГАИС». После выгрузки документа он должен приобрести соответствующий статус, например «Принят на обработку», «Подтвержден» или же «Отклонен».

Если в ЕГАИС не приходят накладные, необходимо отредактировать документ в согласии с методическими рекомендациями и после этого попробовать выгрузить документ снова.

Особенности и сроки подтверждения накладных в ЕГАИС

Фиксация соответствующей информации обычно осуществляется через личный кабинет на веб-портале egais. Перед тем как осуществить загрузку документа необходимо произвести проверку накладных бумаг в ЕГАИС по ТТН. Для этого производителю потребуется выполнить следующие действия:

• Посчитать имеющееся количество АП и сверить с номенклатурными сведениями.
• Сопоставить информацию товарно-транспортной накладной, предоставленной в бумажном виде, с данными в электронной системе.

Оптово-розничные компании в момент получения товара должны проверить накладные в ЕГАИС, сверив все данные. Если все сходится, составляется соответствующий акт. Затем в автоматическом порядке количество и сумма поставки АП списывается со счета производственного объединения и переносится на счет оптово-розничной компании.

Если имеются расхождения данных, то необходимо попросить производителя, чтобы он ввел соответствующие корректировки и произвел переотправку накладной в ЕГАИС с использованием личного кабинета.

При этом дополнительно вы должны будете отправить производственному предприятию еще и акт расхождения.

На основании действующих правовых норм и утвержденных стандартов регулятора закона, период подтверждения накладной документации в ЕГАИС составляет 3 дня после официальной даты поставки.

Это касается всех тех производственных объединений, которые располагаются на территории города или же вблизи него. Когда же склад производственного объединения находится в сельской местности, на подтверждение документа выделяется 7 дней.

Если после проверки статуса накладных возникли какие-либо трудности, вам необходимо будет обратиться в техподдержку на официальном веб-ресурсе egais.

Важно! Данные, загруженные на единую государственную информационную платформу, изменить нельзя. Если впоследствии будут выявлены ошибки при оформлении, необходимо выполнить распроведение накладной в ЕГАИС, то есть отклонение документа.

Как компания-получатель принимает накладную?

1. Приемка товара. На едином информационном портале выбирается соответствующая вкладка «Приемка».
2. Сканирование акциз.

   В период получения АП представитель оптово-розничной компании сканирует каждую акцизную марку с бутылки.

Если количество бутылок алкогольной продукции совпадает с накладной, потребуется выбрать кнопку «Принять». В случае отказа в автоматическом порядке формируется акт расхождения.

Кто должен подтверждать накладные и что для этого нужно?

В согласии с действующей практикой принимает накладную в ЕГАИС обычно получатель спиртосодержащей продукции. Ему потребуется выгрузить документ и сверить электронные сведения с представленными бумагами и количеством АП. В случае отсутствия расхождений нужно произвести подтверждение накладного документа в ЕГАИС, а при наличии расхождений оформить акт разногласия.

Производитель или же компания-поставщик имеет право в течение 3 дней предоставить соответствующий документ. Поэтому обычно документ подтверждается в течение нескольких дней, конечно, здесь также нужно учитывать время сверки, так как получателю необходимо еще и все проверить.

Где и как посмотреть накладные в ЕГАИС?

Руководители производственных объединений или их уполномоченные лица могут сделать это зайдя на официальный веб-ресурс egais. Через личный кабинет ЕГАИС можно проверить статус накладной. В этом случае вам понадобится ввести следующую информацию:

• Идентификационный номер холдинга-отправителя.
• ID предприятия-получателя.
• Соответствующий номер накладной документации.

Следует отметить, если производственное предприятие не знает номер, оно сможет получить данные обратившись на официальный ресурс fsrar. Как только вы найдете накладную в ЕГАИС по соответствующему номеру, вы сможете в статусе увидеть ответ. Ответы могут быть следующие:

• «Принято». В таком случае вы сможете быть уверены в том, что все данные введены верно. Вам остается лишь дождаться ответа от компании-получателя.
• «Ожидает ответа от ЕГАИС». В этом случае следует незамедлительно написать в техподдержку с указанием идентификационного номера магазина и ТТН.
• «Отказ». Значит какие-либо из данных введены неверно.

На данный момент помимо официального сервиса существуют специальные приложения, благодаря которым можно отслеживать статус документа, что значительно упрощает многие процессы. При использовании сторонних ресурсов необходимо быть уверенным в том, что информация не станет доступна посторонним лицам. Поэтому обязательно требуется ознакомиться с отзывами о конкретном приложении.

При успешной фиксации ТТН предприятие-отправитель получает квитанцию о регистрации, в случае отказа приходит квитанция об отказе. После подтверждения данных ТТН перенаправляется отправителю. В некоторых случаях бывает, что накладная документация теряется.

В большинстве это происходит по причине сбоя в платформе 1С или же в связи с переустановкой УТМ. Для решения проблемы можно обратиться непосредственно в службу поддержки fsrar. При обращении вам обязательно понадобится предоставить свои идентификационные данные.

Производитель, к сожалению, не может второй раз отправить собственную документацию через веб-ресурс. В этом случае необходимо будет на официальном веб-портале выбрать вкладку «Переотправка».

Если у вас возникнут трудности, обратитесь в службу техподдержки, где вам расскажут, как перезапросить накладную в ЕГАИС.

Ответственность за нарушение сроков подтверждения ТТН

Все субъекты алкорынка обязаны вести учет и своевременно вносить требуемые по закону сведения. Если этого не сделать, надзорные подразделения могут направить предписания, а затем наложить штрафные санкции. Помимо предприятия штраф может быть наложен еще и на генерального директора производственного объединения.

Привлечь к административно-правовой ответственности за отсутствие накладной в ЕГАИС могут как компанию-поставщика, так и организацию-получателя. При этом вся неучтенная продукция может быть конфискована надзорными органами.

Поэтому участнику рынка необходимо всегда отслеживать статус накладной во избежание негативных правовых последствий.

Как подтверждать накладные (ТТН) в ЕГАИС

ЕГАИС – единая государственная автоматизированная система для учета оборота этилового спирта. С помощью этой системы контролирующие органы получают возможность отслеживать движение алкогольной продукции от производителя до розничной торговой точки, реализующей алкоголь. Цель внедрения — исключение возможности торговли контрафактной алкогольной продукцией.

Как начать работать с ЕГАИС?

Получение и отправка ТТН производится с помощью специального программного обеспечения – универсального транспортного модуля (УТМ), если у получателя несколько подразделений, УТМ устанавливается в каждое из них. С каким программным обеспечением УТМ работать личное дело каждой организации.

Действия для начала работы

Все участники процесса купли-продажи алкогольной продукции регистрируются в системе и получают специальный ключ на юридическое лицо, а также ID код компании; Производители вносят в электронную базу список своей продукции, на каждую номенклатурную позицию присваивается код ID по которому можно найти товар в системе;

Перед получением продукции покупатель должен убедиться, что алкоголь, который планируется приобрести, есть в ЕГАИС, сверить наименование со своей базой.

Как проверить накладную перед подтверждением?

После получения поставки алкогольной продукции важно проверить пришедшую ТТН в системе с бумажной, по следующим параметрам:

Дата электронной накладной совпадает с датой поставки; Бумажная и электронная ТТН имеют одинаковую дату; Количество и наименование продукции совпадает; Общая стоимость товара не различается.

Срок отправки ТТН для поставщиков установлен три дня с момента фактической поставки. Покупателю, для получения электронных документов в день фактического получения товара, срок отправки необходимо согласовать с поставщиком.

Срок подтверждения ТТН составляет три рабочих дня.

ВАЖНО! Номера накладных должны совпадать на 100%. Если в ЕГАИС указан номер 789, а в бумажном варианте 0789 одна из ТТН должна быть изменена.

Причины отказа подтверждения накладной в системе!

До подтверждения ТТН, алкоголь резервируется на остатках предприятия-поставщика, факт продажи фиксируется с момента подтверждения получения товара покупателем в системе. Действие с накладной ЕГАИС необратимо. Для отказа подтверждения документа есть несколько причин:

• Поставка не получена Покупателю алкогольной продукции следует ответственно подходить к работе с системой, важно не подтверждать накладные до момента фактического получения товара.
• Номер или дата накладной различается с бумажным документом При расхождениях в номерах и датах ТТН с продавцом можно согласовать изменение бумажного документа, после изменения подтвердить накладную.
• Пересортица товара Покупатель формирует заказ в соответствии со своей номенклатурной базой, поэтому при наличии в документах новой продукции сверх заказа, от накладной следует отказаться.
• Расхождение общей стоимости При верном количестве товара по документам и несоответствии общей стоимости необходимо делать отказ от ТТН в системе.

Какие могут быть действия в УТМ?

При получении электронной ТТН, универсальный транспортный модуль позволяет совершать три варианта действий:

— Подтверждение;

— Отказ;

— Частичное подтверждение с составлением акта расхождений.

Параметры проверки для подтверждения или отказа от накладной перечислены раньше, еще одно возможное действие – частичное подтверждение с актом расхождений.

Расхождения поставки в меньшую сторону – возникают в случае, если при фактической поставке алкоголя произошел бой товара, отказ от части продукции по любым причинам, покупатель имеет право составить акт расхождения.

Поставщик получает акт расхождения в системе, если подтверждает его, покупатель принимает фактическое количество товара, бумажные документы изменяются.

Если отправитель товара отклоняет акт расхождения вся поставка в ЕГАИС остается не подтвержденной покупателем и остается на балансе поставщика.

Расхождение фактической поставки в большую сторону – в таком случае продавец делает дополнительную электронную накладную и бумажные документы.

Совет! Использование системы ЕГАИС не освобождает организации от подачи декларации. Алкогольная продукция должна быть выделена в отдельную от прочих товаров накладную, это позволит избежать дальнейших затруднений при сдаче декларации.

Как исправить в ЕГАИС ошибку неправильно принятой или отказанной накладной?

При работе в системе ЕГАИС иногда бывает, что по ошибке была неправильно обработана накладная (неправильно принята, отказана или принята с актом разногласия).

В данной статье мы постараемся описать как самостоятельно исправить эту ошибку, поскольку не все программы для ЕГАИС имеют функционал на «распроведение» накладных.

Простыми словами документооборот по накладной выглядит следующим образом:

1. Поставщик отправляет ТТН Получателю.
2. Получатель получает ТТН в свой УТМ.
3. После приемки или отказа от приемки товара Получатель формирует и отправляет в ЕГАИС акт:

• или приемки ТТН полностью;
• или отказа ТТН полностью;
• или частичной приемки ТТН (акт разногласий, который Поставщик должен подтвердить или отказать);

4. Документооборот по накладной считается завершенным, если обе стороны получили подтверждение от ЕГАИС что документы (акты) успешно приняты системой, а в случае частичной приемки необходимо подтверждение от Поставщика, что он принял акт разногласий.

Если по какой-то причине Вы сформировали акт неправильно (например, вместо отказа Вы приняли ТТН, или вместо приемки Вы отказали ТТН), то документооборот в ЕГАИС успешно завершится, но не будет соответствовать действительности (будут недостоверные остатки у Поставщика и Получателя). 

Если Вы первый раз столкнулись с проблемой «ошибочного» Акта на ТТН, то настоятельно рекомендуем ознакомиться со статьей о том, как обрабатывается ТТН в ЕГАИС.

Не нужно паниковать!

Не нужно пытаться оформлять возвраты или просить поставщика заново выслать ТТН. Ошибка некорректной приемки накладной исправляется достаточно просто — нужно отменить в ЕГАИС созданный акт на ТТН.

Как отменить акт?

Отмена акта на ТТН описана в технической документации на УТМ ЕГАИС и не является каким-то «взломом» системы. В вашей программе для ЕГАИС, возможно, кнопка отмены акта уже имеется, просто надо ее найти (уточните у разработчиков о ее наличии). В данной статье мы расскажем о ручном способе отмены акта на ТТН.

Если Вы используете программу 1С (Штрих-М, Розница и пр.) то в обновленных версиях программы кнопка «Отмена Акта» уже есть! Выполнять операции, описанные в данной статье, необязательно. Но для понимания процесса обработки ТТН в ЕГАИС и порядка отмены акта на ТТН рекомендуем ознакомиться с данной статьей.

Создаем запрос на отмену акта

В технической документации на УТМ ЕГАИС (п. 2.7.) описан документооборот при отмене акта для ТТН. Для запроса на отмену акта на ТТН необходимо составить документ RequestRepealWB.xml (шаблон документы Вы можете скачать в конце статьи в приложениях) и отправить его в УТМ.

Скачиваем шаблон документа, распаковываем и вносим в него правки при помощи стандартной программы MS Windows «Блокнот»:

• изменяем FSRAR ID на свой;
• изменяем регистрационный номер ТТН на свой;
• корректируем дату в формате «ГГГГ-ММ-ДДTЧЧ:ММ:СС«.

Сохраняем изменения в документе, имя файла RequestRepealWB.xml при этом должно сохраниться!

Если Вы не смогли самостоятельно справиться с редактированием файла —  обратитесь к специалистам за помощью!

Отправляем запрос на отмену акта на ТТН

Для отправки запроса на отмену акта на ТТН необходимо перейти на домашнюю страницу УТМ (обычно она открывается по адресу http://127.0.0.1:8080) и переходим на вкладку «Исходящие». Для отправки документа RequestRepealWB.xml необходимо нажать на кнопку «самолетика», как показано на рисунке, и отправить документ в ЕГАИС.

Если Вы все сделали правильно, то в результате отправки файла УТМ выдаст сообщение об успешной отправке:

Если Вы не можете выполнить все эти действия самостоятельно — обратитесь к специалистам за помощью!

А что дальше?

Как мы сможем понять что ТТН «распровелась» (т.е. отменился первичный акт по ТТН)?

Согласно документации на УТМ ЕГАИС ваш запрос на отмену акта на ТТН должен прийти вашему Поставщику, а он в свою очередь должен принять или отказать этот документ. Поэтому мгновенного результата ждать не стоит. Наша практика показывает, что может пройти не один день, чтобы отменился первичный акт.

Отменился ли акт на ТТН можно проверить, уточнив статус ТТН в ЕГАИС.

Cтатус у ТТН

Проверить статус ТТН можно на сайте  https://check1.fsrar.ru на вкладке «Поиск по Идентификатору накладной«. Ниже приведен пример запроса статуса ТТН (статус ТТН в ЕГАИС «Принята«, описание статуса «получателем составлено подтверждение, либо акт расхождений, подтвержденный отправителем«).

В том случае, если Вы сформировали правильный запрос и Поставщик подтвердил отмену акта на ТТН, статус вашей накладной должен поменяться на «Распроведена по запросу Repeal».

После получения такого статуса Вы можете заново отправить акт на ТТН (заново подтвердить, отказать или принять с актом разногласия).

Внимание!!! Не забывайте, что документооборот в ЕГАИС имеет юридическую силу! Если Вы не можете сами справиться с отменой акта на ТТН — обратитесь к нашим специалистам за платной технической поддержкой. 

Если помогла статья — скажите Спасибо автору: