Положение о тендерном отделе коммерческой организации

Положение о тендерном отделе коммерческой организации

В их перечень входят страховые, кредитные организации, поручители, обеспечивающие тендерные кредиты и совместно с компанией выполняющие обязательства, возникающие при выполнении имеющихся контрактов. Они подписывают договоры с заказчиком, готовят необходимую документацию о ходе выполнения контрактов, делают анализ результативности проведенных тендеров.

Небольшая фирма может работать на договорной основе с аутсорсинговыми компаниями, работники которых будут представлять ее интересы на торгах.

Отдел обеспечивается сообразно нормативам нужными помещениями, мебелью, компьютерной и оргтехникой, канцелярскими принадлежностями.

Положение о тендерах

В состав комиссии входят: директор по маркетингу и продажам; директор по экономике и финансам; юрисконсульт; руководитель профильной дирекции, инициирующей тендер; секретарь тендерной комиссии.

Председателем тендерной комиссии является генеральный директор предприятия, который осуществляет контроль и координацию работы тендерной комиссии.2.

2 Тендерная комиссия предварительно рассматривает извещения о проведении тендеров и тендерную документацию, осуществляет отбор участников тендера, вскрытие конвертов с заявками на участие в тендере, рассматривает, сопоставляет и оценивает предложения участников тендера, определяет победителя тендера, обеспечивает документальное оформление проведения тендера и заключение договора по его итогам.2.3 Участниками тендера являются юридические и физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, претендующие на заключение с предприятием

3.4 Положение о коммерческом отделе

заявок на исследование товарного рынка; заявок на исследование аналогичной продукции конкурирующих предприятий; сведений о финансировании маркетинговых исследований; сведений, необходимых для формирования ценовой политики предприятия; информации об условиях поставки готовой продукции; планов реализации продукции; информации об условиях поставки предприятию материально-технических ресурсов5.3. С менеджером по персоналу по снижению трудоемкости производства; утвержденного штатного расписания; положения о премировании работников отдела; консультаций по вопросам трудового права.

С менеджером по сбыту о нормативах для оперативно-производственного планирования; данных о соблюдении установленных норм заделов на складах и рабочих местах; сведений о состоянии и комплектности незавершенного производства; данных ежедневного

Детальнее о преимуществах услуг аутсорсинговых компаний можно узнать из статьи «Преимущества услуг тендерных центров ». Тендерный отдел: структура подразделения Отдел, в котором сотрудники занимаются организацией и участием в тендерах, обладает определенной структурой, которая позволяет четко определить обязанности каждого работника.

Что регулирует положение о конкурсах на закупки и услуги?

Также оно должно давать четкие указания по поводу того, в какой форме, в какие сроки и на каких условиях должен быть составлен и подписан контракт между организатором и участником-победителем.

1 Положение о тендерном комитете
1.1 Некоторые требования к положению

Положение о тендерном комитете Организация-заказчик имеет право также составить положение о работе тендерной комиссии.

Правовое регулирование. Здесь указывается, какими нормативными актами регулируется деятельность тендерной комиссии.

Цели и задачи тендерной комиссии.

Положение о коммерческом отделе

В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.) 2.3.

Начальник коммерческого отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи и функции коммерческого отдела № п/п Задача Функции 3.1 Определение долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия. Участие в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции.

Участие в ярмарках, торгах, на выставках, биржах по рекламированию и реализации выпускаемой продукции.

Об этом и пойдет речь в статье.

Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая.

В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками. • Руководитель тендерного отдела • Заместитель руководителя / главный специалист • Менеджер / • Помощник менеджера / секретарь Схема подчиненности выглядит следующим образом:

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Тендерный отдел

в данный раздел входит обучение сотрудников по регистрации на площадках, работе со специальными программами по поиску тендеров, анализу действий заказчиков и поставщиков по установленным фильтрам (вы сможете отслеживать тендеры любого заказчика за последние три года, % снижения цены и кто принимал участие)

— поиска (обучим как правильно настроить параметры поиска тендеров, чтобы не пропускать нужные заказы, как искать скрытые)- рассмотрения документации (на какие пункты обратить особое внимание)- расчета целесообразности участия в конкретном тендере (рекомендации по расчету затрат на выполнение договора по результатам участия)- рассмотрении договоров (юридическая консультация по вопросам договорно-правовых отношений)

1. дадим рекомендации по оформлению:

— протоколов

sovetnik36.ru

Внимание В этом случае срок подачи тендерных предложений может быть продлен с соответствующим уведомлением, рассылаемым немедленно по завершении таких разъяснений (обсуждений) всем претендентам одновременно.

12.3. Заявка, тендерное предложение подается тем способом и в том порядке, который предусмотрен Организатором тендера в тендерной документации и в соответствии с приложением №1 Положения.

Победитель тендера — участник, который решением комитета признан выигравшим конкурс и утверждён решением Председателя договорно-тендерного комитета в установленном положением порядке.

Положение о тендерном отделе в коммерческой организации

Подача заявок, тендерных предложений 12.1 Срок подачи тендерных предложений, заявок не может составлять менее 3 (трех) дней со дня размещения объявления о проведении открытого тендера, если иное не определено условиями конкурсного отбора. 12.2.

До наступления срока подачи тендерных предложений, Организатор открытого тендера может доводить до сведения претендентов разъяснения положений тендерной документации или проводить с ними обсуждение тендерной документации. В этом случае срок подачи тендерных предложений может быть продлен с соответствующим уведомлением, рассылаемым немедленно по завершении таких разъяснений (обсуждений) всем претендентам одновременно. 12.3.

Заявка, тендерное предложение подается тем способом и в том порядке, который предусмотрен Организатором тендера в тендерной документации и в соответствии с приложением №1 Положения.

Заседания комитета проводятся не реже двух раз в месяц с учетом необходимости и специфики работы.

Повестка дня формируется Председателем комитета, о чём выносится соответствующее распоряжение.

7.5.

Внимание

Заседание комитета считается состоявшимся при наличии кворума, составляющего не менее чем половину от общего числа членов договорно-тендерного комитета.

7.6. Договорно-тендерный комитет принимает решения по вопросам повестки дня большинством членов комитета, принимающих участие в заседании, и при наличии кворума, составляющего половину от общего числа членов комитета.
7.7.

 договора по типам

Решение о заседании комитета, дате и месте его проведения, составе рабочей группы оформляется распоряжением Председателя комитета с учетом заявок от подразделений предприятия.
Сумма сделок, по которым обязательно проведение тендера, устанавливается распоряжением Председателя комитета.
2.6.

Генеральный директор предприятия на основании устава предприятия вправе принять решение о заключении сделки без совершения процедуры тендера.

2.7.

Особенности проведения заседаний комитета, связанные с отдельными видами закупок и продаж определяются на основании распоряжения Председателя комитета, в совокупности с п.4.1.

и п.4.2. настоящего положения. 2.8.

Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

Организатор открытого тендера обязан в пятидневный срок уведомить каждого претендента, подавшего заявку на участие в предварительном отборе, о результатах такого отбора.

Важно

Указанные уведомления отправляются всем претендентам одновременно.

9.4. Право на участие в открытом тендере с предварительным отбором имеют только претенденты, прошедшие предварительный отбор. 10. Проведение открытого конкурса 10.1. Объявление о проведении открытого тендера Организатор тендера осуществляет через средства массовой информации или Интернет. 10.2.

Комитет вправе проводить закрытые тендеры, а также иные заседания договорно-тендерного комитета в соответствии с настоящим Порядком в случаях, если предметом договора закупки являются поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг) связанные с обеспечением безопасности предприятия, технически сложные либо специфические товары (работы, услуги), поставляемые ограниченным числом претендентов, а также, если информация о приобретении предприятием некоторых товаров, работ или услуг является коммерческой тайной или имеют другие особенности.

17.2. При проведении закрытого тендера приглашение принять участие в закрытом тендере направляется каждому претенденту в отдельности и всем из них одновременно. 17.2.

Комитет вправе принять решение о заключении сделки на закупку товаров, работ, услуг без совершения процедуры конкурсного отбора утверждением претендента в качестве основного поставщика по конкретным товарам, работам, услугам на срок до года в исключительных случаях (претендент-монополист, иные причины).

2.9.

В случае установления факта нецелесообразности проведения предприятием тендера по отдельным видам закупок или реализации, комитет своим решением, оформленным в виде протокола, содержащего детальную мотивацию решения с указанием основных показателей (условий, сроков, цен и др.), определяет потенциального партнера по поставкам товаров, выполнению работ и оказанию услуг, на период до одного квартала.

2.10. Общий контроль, координация и методическое руководство за подготовкой и проведением конкурсов осуществляются комитетом. 2.11. Если на протяжении срока, установленного условиями тендера, на них не поступят дополнительные предложения, то предыдущий победитель объявляется окончательным победителем.

При наличии других предложений проводится дополнительное заседание комитета, который рассматривает дополнительные предложения участников тендера и определяет окончательного победителя. 16.2.

Победителем открытого тендера признается лучший участник открытого тендера, в предложении которого содержатся лучшие условия договора закупок по комплексу показателей, в том числе по ценам, срокам, качеству, платежным условиям, гарантийным, сервисным обязательствам и другим оцениваемым параметрам, критериям определения победителя.

16.3.

Требования к оформлению документов, представляемых на комитет: 1) При описании условий договора должны приниматься общепринятые обозначения и наименования в соответствии с требованиями действующего законодательства; 2) сведения, содержащиеся в пакете документов, представляемых на комитет, не должны допускать двусмысленного толкования; 3) все документы, представленные контрагентами, должны быть скреплены печатью и заверены подписью уполномоченного лица; 4) все документы в составе пакета документов должны быть четко напечатаны; подчистки и исправления не допускаются, за исправлений, скрепленных печатью и заверенных подписью уполномоченного представителя контрагента; не допускается применения факсимильных подписей.

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе.

Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках.

Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные.

Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика.

Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.

Нужен ли вам тендерный отдел?Функции тендерного отделаСтруктура тендерного отделаЧто входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?Выводы и рекомендации Нужен ли вам тендерный отдел? И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах.

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать.

Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление.

С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок.

Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава.

В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок.

После этого набирается целый штат тендерных специалистов.

Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
5. Изучение и анализ документации, технического задания.
6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
7. Подготовка и подача заявок.
8. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
10. Получение займов и банковских гарантий.
11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
16. Подписание контрактов.

Отдел закупок — функции и структура тендерного отдела

Отдел закупок – одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.

Функции и задачи

В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.

Основными задачами отдела закупок заключаются в:

• обеспечении участия организации в торгах;
• участии в формировании и поддержании имиджа организации;
• привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.

Для обеспечения наиболее эффективной деятельности в данном направлении в подавляющем большинстве случаев требуется создание специального отдела с квалифицированным персоналом, замотивированным на выполнение поставленных задач.

Основные функции тендерных отделов представляют собой:

• подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
• аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
• настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
• поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
• изучение и анализ документов, технического задания;
• мониторинг итогов предыдущих торгов;
• анализ конкурентной среды;
• согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
• подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
• изучение законодательства в рамках проведения торгов;
• получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
• взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
• взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
• непосредственное участие в закупках;
• подготовка запросов на разъяснение документации;
• взаимодействие с организаторами закупок;
• отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
• отслеживание результатов закупок;
• составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
• заключение контрактов.

Структура

Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:

• руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
• специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
• специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
• юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
• курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.

Какие KPI у отдела закупок?

В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:

• своевременность всех расчетов;
• своевременность выполнения поставленных задач;
• мониторинг и анализ цен конкурентов;
• качественное пополнение складских запасов.

При этом наиболее популярными системами оплаты являются:

• фиксированная оплата (оклад);
• оплата за результат:
  • оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
  • оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
  • процент от суммы выигранных торгов;
  • фиксированная плата за каждую допущенную заявку.

Оплата за результат мотивирует работников тендерного отдела добиваться поставленных задач, а именно – заключать новые контракты и привлекать новых клиентов. В случае с фиксированной оплатой мотивация практически отсутствует.

Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец

Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB.

Руководитель отдела закупок и его обязанности

Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.

Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:

• мониторинг объявлений о закупках;
• согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
• анализ участия в торгах конкурентов;
• участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
• планирование деятельности сотрудников отдела;
• контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
• определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
• контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
• участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
• подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
• контроль отправки документации на тендеры;
• составление отчетной документации;
• информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
• предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
• отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
• руководство деятельностью подчиненных;
• предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
• содействие повышению квалификации сотрудников отдела.

Должностная инструкция

Скачать должностную инструкцию руководителя отдела закупок можно здесь: https://yadi.sk/i/biE8pg1m3KxGZ4.

Сколько зарабатывает: зарплата

На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев заработная плата руководителя отдела закупок начинается от 45 тысяч рублей. При этом некоторые организации предлагают своим сотрудникам и более выгодные условия с окладом в 90-120 тысяч рублей в месяц.

Обязанности

Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими – в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:

• участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
• подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
• оформлении предложений;
• получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
• получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
• заполнении форм документов по поручению руководителя;
• формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
• организации отправки документов на тендеры;
• контроле получения отправленной документации Заказчиком;
• выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
• структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
• подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
• выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.

Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Для того чтобы скачать пример должностной инструкции тендерного специалиста, необходимо перейти по ссылке https://yadi.sk/i/sWtD0ctg3KxGj7.

Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?

Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.

В некоторых случаях целесообразно даже не создавать собственный отдел, а передать данную часть работ аутсорсинговой компании.

В таком случае организация может неплохо сэкономить на создании и обустройстве новых рабочих мест, регулярной выплате заработной платы и налогов.

Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.

Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта. Кроме этого, тендерный отдел должен будет тесно взаимодействовать и с другими подразделениями организации, поэтому подбирать персонал следует особенно тщательно.

Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок).

Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика.

Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.

Нужен ли вам тендерный отдел?
Функции тендерного отдела
Структура тендерного отдела
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
Выводы и рекомендации

Нужен ли вам тендерный отдел?

И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах.

И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников.  Больше не значит лучше.

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно.

Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов.

Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.

И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.

Функции тендерного отдела

Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:

1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
5. Изучение и анализ документации, технического задания;
6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
9. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
10. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
12. Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
13. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
14. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
15. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
16. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
17. Заключение контрактов.

Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника,  у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.

Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.

Структура тендерного отдела

Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.

Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.

Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.

Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.

Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.

Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).

Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?

В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации.

Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей.

Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.

Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:

1. Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
2. Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
3. Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
4. Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
5. Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
6. Обучение специалистов отдела;
7. Запуск и “обкатка” работы отдела.
8. Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.

Выводы и рекомендации

И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?

Во-первых, если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.

Во-вторых, если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.

В-третьих, если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи.

Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи.

Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.

В-четвертых, не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.

На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.

Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

В крупных организациях, связанных с торговлей различными товарами или продажей услуг, обязательно должен существовать тендерный отдел. Это внутреннее подразделение предприятия контролирует участие организации в государственных и частных конкурсах по поставке товаров/реализации услуг.

Если же речь идет о государственной структуре, то сотрудники департамента обязаны организовывать и проводить тендеры, согласно существующему законодательству.

Положение по тендерному комитету и порядку его работы

| | | | | | | ? Выбрать раздел. На заметку Полезные материалы Блог Документы Выбрать рубрику.

Общие положения

• Деятельность Тендерного Комитета основывается на принципах коллегиальности, объективности, независимости и ответственности
• Тендерный комитет создается в целях оптимизации общехозяйственных и инвестиционных затрат компании _________
• Организация тендеров на поставку продукции и услуг для нужд Компании проводится в целях создания равных конкурентных условий для всех организаций, объективности оценки и единства требований

2.

Пример положения о тендерном отделе поставщика

Закупки коммерческих структур и естественных монополий 223-ФЗ: закупки государственных корпораций, естественных монополий, госкомпаний и др.

В этом разделе обсуждаются вопросы, выходящие за рамки тем остальных разделов, но связанные с закупками и продажами.