Выдано в подотчет на хозяйственные нужды проводка

Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

• — не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;
• — не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;
• — до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, должен определяться приказом руководителя предприятия в начале года.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т. е., Д71, К50.

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

• — наименование организации;
• — номер документа и дата его составления;
• — сумма, подлежащая выдаче;
• — ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
• — документ, на основании которого оформляется данный РКО;
• — документ, удостоверяющий личность работника;
• — сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Не допускается принимать к учету расходы по чекам не расшифровывающим затраты.

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10, К71.

По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7.

Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости №В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

На основании журнала хозяйственных операций ОАО “Нарочанские зори” изучим проводки расчетов сумм, выданных под отчет в таблице 3.

Таблица 3. — Расчеты с подотчетными лицами ОАО «Нарочанские зори»:

Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение товарно-материальных ценностей.

Бухгалтер получает денежные средства под отчет для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Завхоз получает денежные средства для приобретения хозяйственных товаров.

В результате изучения журнала-ордера №7 не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

В ОАО «Нарочанские зори» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.

Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

• — сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• — порядок представления авансовых отчетов;
• — запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• — запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хоз. товары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчет.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Изучив учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что учет данных расходов на ОАО «Нарочанские зори» находится в удовлетворительном состоянии хоть.

Командировка на ОАО “Нарочанские зори” оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах. После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Выдача наличными денежных средств в подотчет на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На суммы по утвержденному авансовому отчету производится запись по дебету счетов 58, 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 71.

Операции по счету 71 отражаются в журнале-ордере №7-АПК. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера. В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т. е., Д71, К50.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7.

Изучив состояние расчетов с подотчетными лицам по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что на ОАО «Нарочанские зори» отсутствует приказ утверждающий перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Данный приказ должен обязательно быть на предприятии для контроля над расходованием финансовых ресурсов предприятия.

Page 3

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Синтетический учет ведется в журнале-ордере 9-АПК, аналитический учет — в ведомости 38-АПК.

На предприятии ОАО «Нарочанские зори» были выявлены некоторые нарушения отсутствует приказ утверждающий перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Данный приказ должен обязательно быть на предприятии для контроля над расходованием финансовых ресурсов предприятия.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. Думаю, что актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия.

Page 4

Выдано подотчет на хозяйственные нужды проводка

Выдано в подотчет на хозяйственные нужды— проводка относится к операциям, связанным с наличностью в кассе.

При этом механизм осуществления кассовых операций закреплен на законодательном уровне — в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. » от 11.03.2014 № 3210-У.

Узнаем подробнее об основных моментах и нюансах отражения таких операций в бухгалтерском учете.

Основные правила выдачи подотчетных денег

Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.

По истечении трех дней после указанного в заявлении срока работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.

Составление нового заявления и выдача денег могут осуществляться только при условии, что подотчетник полностью отчитался по предыдущей сумме, и, соответственно, не имеет какой-либо задолженности перед организацией.

Выдача на хознужды: оформление корреспонденций по счетам

Выдача под отчет на хозяйственные нужды должна быть зафиксирована бухгалтером при помощи расходного кассового ордера. Весь механизм расчетов предполагает составление следующих проводок:

• Дт 71 Кт 50, 51 ― подотчетные средства выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту сотрудника;
• Дт 10, 20, 26. Кт 71 ― отражены затраты по предоставленной подотчетной сумме, направленной на приобретение материалов, оплату общепроизводственных, общехозяйственных расходов и т. д.;
• Дт 50, 51 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы возвращен в кассу или на расчетный счет;
• Дт 70 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы удержан из зарплаты сотрудника.

Нюансы отражения подотчетных денег в бухгалтерском учете

При отражении операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете необходимо помнить о следующих важных моментах:

1. В компании должен быть официально утвержденный перечень сотрудников, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.
2. В целях корректного оформления расчетов с подотчетными лицами должен быть издан приказ, в котором прописывается лимит подотчетных сумм и порядок их выдачи и возврата.
3. Авансовые отчеты, оформленные с ошибками и исправлениями, а также не подкрепленные соответствующими расходными документами, не должны приниматься к учету.

Правильное оформление авансовых отчетов и кассовых документов на выдачу и прием подотчетных сумм гарантирует грамотное ведение бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Формирование проводок должно осуществляться в соответствии с действующим в РФ планом счетов, а механизм выдачи и приема подотчетных сумм ― в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов. оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=Ng4Ifp0Mgog

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Источники: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/vydano_v_podotchet_na_hozyajstvennye_nuzhdy_provodka/, http://saldoa.com/provodki/drugoe/provodki-po-schetu-71.html, http://buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2020 году

> бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2020 году

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.

Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.

На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

• если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
• если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.

Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.

Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Бухгалтерские проводки по 71 счету:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Справочник Бухгалтера

Подотчетные суммы — денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Порядок выдачи денег в подотчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Подотчетные лица, прописано разрешение выдавать этому лицу в приказе (1раз в год), на основании заявления подотчетного лица руководитель выдает распоряжение выдать ден.средства , а бухгалтер проверяет, только затем выдает следующая сумма в подотчет.

командировки работников как внутри РФ так и зарубежные оформляются в «обновленном» порядке:

1. Служебное задание – это необходимый документ при направлении в командировку помимо командировочного удостоверения. В нем указывается цель командировки и оно утверждается руководителем.

2. Срок командировки.Определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

3.

Как отразить выдачу денег под отчет

Расходы на командировку.Размеры расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Отчетность по результатам командировки:

В течении 3-х рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить:

-авансовый отчет об израсходованных средствах с приложением документов.

— отчет о выполненной работе в письменной форме и согласий с рованием с руководителем.

При бухгалтерской обработке авансовых отчетов бухгалтер делает следующие записи:

1. Расходы, оплаченные из подотчетных сумм списываются с К71 в дебет счетов, в зависимости от характера расходов: 10(материалы),26(общехозяйств расходы),25(общепроизводств расходы) и другие счета. Неиспользованные суммы в течении 3-х дней должны быть сданы в кассу.

2. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетного лица записью: Д50(касса) К71

3. Излишне израсходованные ДС возмещают работнику: Д71 К50

4. Невозвращенные подотчетным лицам суммы авансов (своевременно невозвращенные ) списыват Д94 К71, 94- недостатки и потери. Далее со счета 94 эти суммы списывают в Д70 (удерживают из оплаты труда) .

Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче и каждому подотчетному лицу.

Дата публикования: 2015-02-03; Прочитано: 140 | Нарушение авторского права страницы

Порядок расходования средств на хозяйственные нужды

Предприятия (учреждения) выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно — операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.

При снятии организацией денег с расчетного счета на хозяйственные нужды нужно соблюсти следующий порядок:

1. Снятые денежные средства в этот же день нужно оприходовать в кассу организации. Оприходование делается так: составляется приходный кассовый ордер на снятую со счета сумму (форма приходного ордера № 0310001).

2. Затем необходимо оформить выдачу наличных тому лицу, который будет приобретать для организации товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд.

Выдача денежных средств оформляется следующими документами (п. 4.4. Положения):

— заявлением от работника о выдаче ему сумм под отчет, составленным в произвольной форме, с указанием срока, на который будут выданы денежные средства, и их сумме; руководитель компании на этом заявлении должен поставить свою подпись и дату.

3. О приходе из банка денежных средств по приходному ордеру и об их выдаче по расходному кассовому ордеру делаются записи в Кассовой книге (форма 0310004).

5.2. Хозяйственные расходы

После расходования денежных средств, но не позднее 3 дней с окончания срока, на которые выданы деньги, подотчетное лицо должно составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (например, товарные и кассовые чеки, п. 4.4 Положения).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Неизрасходованные или не подтвержденные документально денежные суммы должны быть возвращены в кассу организации.

Если работник потратил меньше денежных средств, чем получил под отчет:главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Если работник потратил больше денежных средств, чем получил под отчет: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

— получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);

— в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

— ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат.

Таким образом, организация может тратить наличные денежные средства только на свои нужды. Кроме того, нужно подтверждать все наличные расходы документами, которые должны храниться.

Кроме того, если наличные денежные средства были выданы физическому лицу без составления документов и авансового отчета, налоговые органы при проверках доначисляют данному лицу налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также пеню и штраф за его неуплату.

Пример 1. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Бухгалтер сделал следующие проводки:

24 марта:

Дебет 71 Кредит 50– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

27 марта:

Дебет 50 Кредит 71– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

Дебет 10 Кредит 71– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Пример 2. Перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника

ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.

7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой.

Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к.

Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

6 ноября 2014 года:

Дебет 71 Кредит 51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,

7 ноября 2014 года:

Дебет 10 Кредит 60 – 27 350 руб. — приобретены канцтовары,

Дебет 60 Кредит 71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

Дебет 50 Кредит 71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.

Хозяйственные расходы

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета.

К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер и в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержденным ЦБ РФ 22.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

09.93 № 40 кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

— товарные чеки — документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;

— счета;

— счета-фактуры;

— торгово-закупочные акты;

— накладные на отпуск товаров;

— акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

При этом следует знать, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.07.

93’№745 денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций илиоказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин и что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

— наименование организации;

— идентификационный номер организации — налогоплательщика;

— заводской номер контрольно-кассовой машины;

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказания услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Такая форма договора регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают организации от применения контрольно-кассовых машин, за исключением отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Эти предприятия в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения, в части оказания услуг населению, могут осуществлять денежные расчеты без применения контрольно-кассовых машин, но с обязательной выдачей клиентам документа строгой отчетности, приравниваемого к чеку, по формам, утвержденным Минфином РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.