Как подтвердить получение письма

Содержание

Как подтвердить получение письма по электронной почте

Как подтвердить получение письма

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Читать дальше:  Анкета на загранпаспорт старого образца скачать бланк

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Приветственное письмо Double Opt-In содержит в себе ссылку, которая позволяет пользователю подтвердить свой электронный адрес для получения рассылок. Подтверждение пользователем своего адреса позволяет повысить доставляемость рассылок.

Если по какой-то причине вам не подходит стандартное письмо Double Opt-In (например, в аккаунте ведется несколько проектов, и каждой отдельной аудитории нужно отправить приветственное письмо с подходящим текстом), вы можете создать свою рассылку для подтверждения электронного адреса.

Приветственное письмо double-opt-in сегменту пользователей

Так как рассылки рекомендуется отправлять только по подтвержденным электронным адресам, для отправки первого письма пользователю с предложением подтвердить свой e-mail необходимо создать рассылку по пользователям, а в категории рассылок выбрать «Уведомления».

Почтовыми сервисами обычные рассылки и уведомления воспринимаются по-разному.
Категорию “Уведомления” следует использовать с осторожностью и только в исключительных случаях — именно для отправки важных уведомлений пользователю. Поэтому в таком письме недопустимо использовать рекламную информацию, спам-слова и т.д., так как это может серьезно повлиять на репутацию ваших рассылок.

Письмо должно содержать только основную информацию и ссылку для подтверждения почты.

текста нужно оставить максимально приближенным к стандартному письму Double Opt-In, в тексте уведомления не должно быть никакой рекламной информации.

Для проверки текста письма рекомендуется использовать встроенный анализатор текста.

Ссылку для подтверждения почты можно скопировать из стандартного письма Double Opt-In — она выглядит следующим образом:

Вместо переменной в квадратные скобки также можно вставить ссылку на какую-либо страницу вашего аккаунта, например, на страницу с тренингами:
Подтверждение e-mail

При нажатии на такую ссылку пользователь будет переадресован на указанную в ссылке страницу, автоматически авторизован в аккаунте без ввода логина и пароля, при этом его e-mail получит статус «Эл. адрес подтвержден».

Обратите внимание: почтовые сервисы требуют, чтобы текст письма-подтверждения был максимально прозрачным, согласие пользователя на получение рассылок должно быть явным. Недопустимо маскировать ссылку для подписки на рассылки под любую другую цель (получение доступа, выдачу бонуса и т.д.), так как это может серьезно повлиять на репутацию ваших рассылок.

Для того, чтобы ссылка работала корректно, необходимо вставить ее в текст письма с помощью режима просмотра кода:

Читать дальше:  Как вернуть деньги с интернет магазина megastoe101

Отправка и получение электронных писем

Электронное письмо с уведомлением о получении по правилам этикета — признак неуважения и недоверия к своему партнеру. Уместнее после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет.

Для подтверждения может использоваться следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Редактирование делового письма

• адекватно, емко, точно, красиво и грамотно выразить то, что хочет сказать автор;

• подать мысли так, чтобы они были интересны, понятны, полезны читателю.

Приложения делового письма

Проявления этикета в письменной документации

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации.

Тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм.

Убедительность делового послания зависит от выбранного стиля письма. Убеждает не только информация, изложенная в письме, но и тональность, в которой ведется переписка. Зачастую именно она определяет характер делового диалога.

При формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию новый каталог программного обеспечения…(Вместо «Предлагаю…)»

«Напоминаем Вам, что срок выполнения договора истекает…»

«Просим Вас сообщить о необходимости замены оборудования…»

делового письма

Самое главное — деловое письмо должно быть содержательным и его содержание должно быть интересным не только для отправителя, но и для получателя. Никакие формулы вежливости и шаблоны не спасут письмо, если в нем нет делового содержания.

Текст письма не должен допускать нескольких толкований.

Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы.

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения.

Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.

Что такое рассылка по электронной почте (e-mail рассылка)

Здравствуйте, дорогие гости блога!

И теперь пришло время разобраться с таким понятием в сети как электронные рассылки.

Что такое e-mail рассылка?

Рассылка по электронной почте или e-mail (говорят #171;емайл#187; или #171;емэйл#187;) рассылка #8212; одно и тоже. Это когда отправитель посылает одновременно одно письмо не одному, а нескольким людям.

Например, вам пришло письмо от знакомого (или не знакомого), и в получателях письма были указаны еще получатели #8212; значит это была рассылка.

Обратите внимание, под именем отправителя Илоны есть надпись #171;Вам и еще 28#187;. Это значит, что помимо вас, это письмо получили еще 28 человек.

Но так далеко не всегда, потому что человек может скрыть другие почты при отправки писем и вы их не увидите.

А также вы не увидите список других получателей, если это письмо было отправлено с помощью специальной программы или сервиса (например, отправлять эмайл рассылки можно с помощью этих сайтов).

Как определить, что вам пришло письмо по электронной рассылке? Очень просто, в этом письме обязательно будет надпись Отписаться. Об этом чуть ниже, а сейчас я покажу вам как подписаться на получение рассылки.

Как получать обновления по рассылке на свою почту?

Давайте уточним. Рассылки в интернете единой нет.

Чтобы вам приходила какая-то информация на почту по рассылке (обновления) от конкретного человека, вам нужно сначала подтвердить свое желание ее получать.

Например, вам понравился мой блог вы хотите получать его обновление на свою почту, а также другие письма с полезной информацией. В этом случае вы находите форму подписки (у меня она находится в правой части блога или же на этой страничке).

Читать дальше:  Если в отношении должника введена процедура наблюдения

Вам нужно внести в поле свою электронную почту, и нажать на кнопку ПОДПИСАТЬСЯ.

Примечание. Иногда могут быть дополнительные поля: имя, фамилия и другие. Кнопка #171;Подписаться#187; может быть также с другим названием, например #171;Получать письма#187;.

После внесения данных в форму, у вас отобразится подобное сообщение. Оно также может незначительно отличаться, но суть одинаковая: вам нужно подтвердить желание получения рассылки.

Теперь вам нужно зайти на свою почту и нажать на ссылку в письме, которая подтверждает ваше желание получать письма. Без подтверждения рассылка вам приходить не будет.

Но есть исключения: некоторые сервисы предлагают подписку на обновления без подтверждения перехода по ссылке. Чаще всего нужно подтверждение, это делают для того, чтобы вам не присылали спам.

После этого вам будут приходить на почту, которую вы указали, письма от автора рассылки. Не волнуйтесь, это для вас бесплатно и к тому же, вы в любой момент можете отказаться от получения новых писем.

Как отписаться от получения рассылок

Отказаться от получения новых писем вы можете в любое удобное для вас время. Для этого откройте любое письмо от автора, идите вниз письма (а иногда и наверху) и найдете надпись Отписаться от рассылки. Вам нужно на нее нажать.

Иногда авторы убирают эту надпись, тогда идите наверх письма и найдете в строке с меню: Ответить, Переслать.. и заветное ОТПИСАТЬСЯ. Нажмите на надпись

Подтвердите получение письма

Как подтвердить получение письма

› Сервисы

12.01.2020

Простые письма, открытки и небольшие бандероли доставляют в почтовый ящик получателя.

Заказные письма почтальон приносит на дом и вручает адресату под роспись при предъявлении удостоверения личности. Если адресата нет на месте, почтальон оставляет в почтовом ящике извещение и возвращает письмо в отделение.

Посылки и другие регистрируемые отправления можно получить в отделении или заказать доставку на дом.

Чтобы получить отправление в отделении, нужно предъявить извещение (его можно заполнить на сайте) или трек-номер, а также удостоверение личности.

Чтобы получить отправление, адресованное другому человеку или организации, нужно предъявить документ, удостоверяющий личность, и доверенность. Доверенность от физического лица может быть удостоверена:

  • Нотариально.  По таким доверенностям могут предоставляться все виды услуг почтовой связи.
  • Организацией, в которой доверитель работает или учится, администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. По такой доверенности нельзя получить отправления с объявленной ценностью.

Удостоверить доверенность на получение почтовых отправлений может начальник отделения почтовой связи. Для этого адресат должен лично обратиться в отделение почтовой связи, в котором будет производиться выдача отправлений, с доверенностью и документом, удостоверяющим личность.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это право в соответствии с законом и учредительными документами.

Если у вас нет ни извещения, ни трек-номера, при предъявлении удостоверения личности можно попросить сотрудника Почты найти отправление по имени и адресу, на которые оно отправлено.

Вопрос знатокам: мне пришло письмо на электронную почту, в котором просят подтвердить его получение. скажите как это сделать?

С уважением, Евгения Илюшина

Лучшие ответы

следующий вопрос как удалить порнобанер, по ссылке в письме, если нормальное письмо подтверждения

Написать что подтверждаю получение. Если не видите кнопки о прочтении. Следующий вопрос как удалить порнобаннер. Лучше не открывайте незнакомые письма.

Ответы знатоков

сервис-параметры, там поставить галочку в нужной опции

А в низу странички есть вопрос об уведомлении. Поставь там галочку:)

ЗАПРОСИТЬ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРОЧТЕНИЯ

Вы можете запросить у получателя сообщения подтверждение прочтения Вашего письма.

Для этого поставьте галочку «сообщить о прочтении письма получателем» под кнопкой «Отправить».

Если Вы поставите эту галочку, и получатель будет читать Ваше письмо через наш веб-интерфейс, то при прочтении письма его получатель увидит приглашение отправить Вам подтверждение прочтения письма.

Если он нажмет кнопку — Вы получтите подтверждение. Если же получатель предпочтет не сообщать Вам об этом — что ж, мы не вправе заставлять его.

Решение вопроса об отправке подтверждения прочтения целиком и полностью лежит на его получателе.

Если получатель будет читать Ваше письмо в своей почтовой программе, то вид и форма подтверждения зависит от настроек почтовой программы.

Мы не стали вводить автоматическую функцию подтверждения прочтения и доставки письма, чтобы оградить почтовые ящики от спама: очень часто при пробной рассылке спама его отправитель запрашивает подтверждение прочтения, чтобы убедиться, что почтовые ящики получателей существуют и работают.

Подтверждением доставки Вашего письма до почтового сервера получателя является отсутствие сообщения о его недоставке (в том случае, если Ваше сообщение изначально не содержало вирусов или спама) .

Подтверждением доставки Вашего письма до почтового ящика получателя также может служить автоматический ответ от получателя. Если Вы заботитесь о своих корреспондентах, рекомендуем Вам настроить автоматический ответ в Вашем почтовом ящике, и тогда все, кто Вам пишет, получат дополнительное подтверждение того, что их письма до Вас дошли.

Замечание: некоторые почтовые системы и программы не поддерживают функцию подтверждения прочтения сообщений, поэтому мы можем гарантировать ее правильную работу только при отправке и чтении сообщений через веб-интерфейс нашей почтовой службы.

Внимание! Проверьте фильтры и черный список в настройках Вашего почтового ящика: если в них есть комбинация , то Вы не будете получать подтверждения прочтения сообщений, так как наши подтверждения приходят от имени «Почтовая служба Mail.Ru ».

Читайте подробную инструкцию: help.mail /mail-help/letters/create/request

Слева от поля «Кому» есть «кнопочка» с полосками и крошечным треугольником, при нажатии на которую можно выбрать функцию «Уведомить о прочтении».

А вот «Подтвердить получение письма» ИСЧЕЗЛО. Видимо то, что письмо было открыто — определяет робот и не требует от получателя лишних движений.

Подтверждаю получение вашего письма

Как подтвердить получение письма

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п.

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола “подтверждать”. Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

  • Мы получили Ваши письма от .
  • Ваше письмо от . получено нами
  • Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от .
  • (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (. нового прейскуранта)
  • Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки.
  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
  • ОАО “Логос” подтверждает получение товаров .

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

  • Подтверждаем.
  • Посылаем Вам наше подтверждение.
  • С удовлетворением подтверждаем.
  • Фирма “Орион” подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с . и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны
  • Объединение “Петросервис” не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения.
  • АТП республиканского центра рассмотрело письмо директора предприятия. от. и сообщает.
  • В. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество. Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Просьба подтвердить получение письма

Это разновидность служебного письма, в котором выражаем тот или иной факт: подтверждаем получение писем, переводов, ценных бумаг. Например:

. Благодарим. Вас за предложение поставить (название товара), ее содержит. Ваше письмо от (дата), которого мы только получили и передали на рассмотрение в технического отдела

. Просим. Вас подождать несколько дней. Об окончательное решение мы сообщим. Вам дополнительно

. Уважаемые господа!. Ибни товари.

. Извините, но мы не можем согласиться на. Ваши условия. С

. Подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (№ 186-С от дата). Количество отгруженного товара соответствует накладной, а качество — образцам, которые мы получили в прошлом месяце

. В подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем. Вам письменное приглашение принять участие в научной конференции, которая состоится (дата и место). Вашу доклад на тему Искусство деловой переписки внесено в программу конференции

. Оргкомитет конференции обеспечивает проживание в гостинице на период..

. Регистрация участников конференции будет проводиться (дата и время) в помещении (название, адрес)

. Спасибо за предложение принять участие в создании проекта и последующем строительстве металлургического комплекса в (название города)

. Официально подтверждаем свое согласие на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку персонала к эксплуатации предприятия

. Наша комиссия готова прибыть на переговоры в удобное для. Вас время. С искренним к. Вам уважением.

. Официально подтверждаем договоренность, которой мы достигли в письме от (дата)

. Бронирование: номера с до (дата) на одного человека и номеров на двоих стоимостью

конференц-залы на лиц с до (дата) стоимости за день. Питание:

обед в 1230 на лиц, стоимость учитывает также оплату за предоставленные услуги

. Фирма: (название). Приложение: проспект заседания

Типовые оборот

1. Мы с благодарностью подтверждаем получение. Вашего предложения от (дата)

2. Благодарны. Вам за повторную информацию о. Вашей специального предложения

3. Мы официально подтверждаем свое согласие и сообщаем, что

4 министерства образования и науки Украины подтверждает, что

5. С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и хотим заверить, что мы заинтересованы в установлении взаимовыгодного сотрудничества с. Вами

6 сообщает, что. Ваш заказ мы получили (дата) и сразу же приступили к изготовлению (название товара)

7. Мы уверены, что своевременное выполнение. Вашего заказа от (дата) будет началом взаимовыгодного сотрудничества между нашими фирмами

8. На подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем. Вам письменное приглашение

9. Настоящим подтверждаем, что все заказанные товары были отгружены и отправлены без задержки согласно. Вашему коносамента

10. На подтверждение нашего телефонного разговора от (дата) просим. Вас принять официальный заказ на

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Как подтвердить получение письма

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы.

Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов.

Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом.

Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости.

Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения.

Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».

  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.

  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению.

    Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,ФИО, должность, название организации,

Контактные данные.

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.

Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.