Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Срок хранения журнала входящей корреспонденции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения журнала входящей корреспонденции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

Журнал входящей корреспонденции срок хранения

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения и пригласительные билеты;
• рекламные и подписные издания, каталоги;
• материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
• документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
• сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Человек получил в наследство квартиру. Должен ли он заплатить подоходный налог, если продаст квартиру ранее 3 лет. Квартира стоит недорого, менее миллиона, человек — пенсионер.

Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.
Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации.

Система контролирует сроки. Архивное хранение входящей корреспонденции. После. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

Заголовки составляются из следующих элементов: В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие: Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Большинство писем делового характера, которые поступают в организацию, нужно сохранять 5 лет в архиве и извлекать при необходимости (спорных ситуациях, запросах надзорных органов). Срок хранения можно установить для отдельных писем по степени их важности для организации.

Для внутренней документации и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация.Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с 1-го января каждого года по 31 декабря. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Управление делами канцелярия, общий отдел , Управление отдел кадро,.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!).

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните, что входящие письма от органов государственной власти должны храниться не менее 5 лет. Иногда для переписки с теми или иными органами может потребоваться оформление нескольких дел.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Срок хранения входящие документы по отделу кадров

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получено или отправлено. Письму присваивается номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.В статье рассмотрены вопросы: Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями.

В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа.

Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06. Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Сроки хранения служебных писем

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Срок хранения входящей и исходящей документации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих деятельность архива, и интересы компании при сохранении деловых писем и прочих документов, расскажем в материале.

В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

 Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

• служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
• помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
• помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
• запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
• может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
• помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой.

Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются).

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

1. Порядковый номер.
2. Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
3. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
4. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
5. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
6. Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
7. Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019».
8. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
9. Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
10. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

1. Порядковый номер.
2. Дата.
3. Номер.
4. Адресат.
5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
7. Количество оригинальных экземпляров.
8. Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Журнал исходящих документов содержит почти те же данные, что и журнал входящей корреспонденции

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе.

Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк.

Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

• одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
• хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы.

С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду.

Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сколько хранятся исходящие письма

Бесплатная юридическая консультация:

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату: • при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело; • при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр.

• Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
• Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?
• Формируем и храним дела с перепиской организации
• Форум по управлению персоналом
• Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
• Сроки хранения служебных писем
• Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
• Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
• Сроки хранения входящей и исходящей документации
• Статьи по теме
• Срок хранения входящей документации
• Срок хранения исходящей документации
• Новые статьи
• Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации
• Какой срок хранения журналов регистрации корреспонденции? Срок хранения входящих и исходящих документов
• Сроки хранения входящей и исходящей документации | Статьи
• Срок хранения входящей документации
• Срок хранения исходящей документации
• Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации
• Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов? | Вопросы подписчиков
• Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
• Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?
• Формируем и храним дела с перепиской организации
• Форум по управлению персоналом
• Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
• Сроки хранения служебных писем
• Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
• Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
• Хранение входящих документов и СЭД организации
• Новости по теме
• Какой срок хранения журналов регистрации корреспонденции? | Вопросы подписчиков
• Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
• Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?
• Формируем и храним дела с перепиской организации
• Форум по управлению персоналом
• Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
• Сроки хранения служебных писем
• Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
• Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
• Порядок работы с входящими документами
• Порядок работы с входящими документами
• 1.1.1 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.
• По направленности документы делятся на исходящие и входящие.
• Внешний документ — документ, направленный или полученный за пределы/пределами организации, в которой он создан.
• Внешний исходящий документ — документ, выполненный на фирменном бланке Компании, имеющий подпись Генерального директора или уполномоченного должностного лица, зарегистрированный в установленном порядке и служащий одним из средств коммуникации с внешними организациями. Право подписи исходящих…
• ВНешний входящий документ – документ, поступивший в Компанию из внешней организации.
• В настоящем документе применяются следующие термины и определения:
• 2 Общая характеристика процесса работы с исходящими документами
• 2.1 Цель и задачи процесса
• Целью процесса является обеспечение информационного обмена компании с внешними организациями.
• Задачами процесса являются:
• — разработка, согласование и подписание исходящих документов
• — прием документов на архивное хранение, архивное хранение документов в ГДР АдмО, допуск к документам, находящимся на архивном хранении
• — уничтожение документов в бумажной форме с истекшим сроком хранения.
• 2.2 Условия выполнения процесса
• 2.2.1 Условия начала
• Процесс заканчивается ознакомлением с РД всех сотрудников Компании, указанных в списке доведения.
• 2.3.3 Условия отмены
• 3 Издание, регистрация, хранение исходящих и входящих документов
• 3.1 Издание исходящих документов
• Действие
• Кто выполняет
• Срок выполнения
• 3.2 Регистрация и хранение исходящих документов
• 3.2.1 Вся исходящая корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО «ХХХ» специалистом по документообороту ГДР АдмО. Не зарегистрированный в ГДР АдмО документ считается недействительным….
• 3.3 Регистрация входящих документов
• 3.4 Порядок получения почтовых отправлений в отделениях связи

В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр. Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью. А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

Бесплатная юридическая консультация:

Форум по управлению персоналом

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ■ При регистрации документов в СЭД.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Пример 5 Переписка по вопросам лицензирования и символики Показать Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Пример 6 Гарантийные письма Показать Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года). Пример 7 Сопроводительные письма Показать Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем.

Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов.

Достаточно, с моей точки зрения, и одного года. Пример 8 Обращения граждан Показать Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно.