Командировка сотрудника в беларусь является как заграничная

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Командировка сотрудника в беларусь является как заграничная

Москву. По личным причинам он задержался в месте командирования и вернулся обратно на 2 дня позже окончания срока командировки.

Должен ли наниматель возмещать работнику оплату проезда из командировки? Даты выбытия в командировку и прибытия из нее определяются в приказе (распоряжении) нанимателя.

Законодательством о загранкомандировках не предусмотрено возмещение расходов по проезду к месту командирования и обратно до начала и (либо) после окончания командировки .

Соответственно проездные документы должны совпадать с этими датами.

В рассматриваемой ситуации наниматель не обязан возмещать работнику оплату проезда из командировки. Вместе с тем он вправе принять такое решение .

При этом следует учитывать нормы ст.

131 НК. По возвращении из командировки работник представил счет гостиницы и выписку по личному карт-счету об оплате услуг гостиницы через Интернет. Можно ли возместить расходы работника по найму жилья на основании указанных документов?

Как отправить в командировку гражданина Республики Беларусь?

Это может быть патент или разрешение на работу, выданное еще в 2014 году, срок действия которого пока не истек. В общем случае временно пребывающий иностранец может работать только в том регионе, где ему выдано разрешение или патент ().

Что касается иностранцев, работающих по патенту, то на них действие не распространяется.

После введения патентов никаких изменений в документ не вносили. Поэтому самовольно распространять положения приказа на иностранцев с патентами и применять аналогию закона у работодателей оснований нет.

Командировка в беларусь учет

схема 1.5. оформляем командировочное удостоверение командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и> Оно выдается по усмотрению нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Например, для госслужащих оно является обязательным В зависимости от количества людей, направляемых в командировку, в оформлении и порядке выдачи командировочного удостоверения есть некоторые особенности (см. таблицу 1). Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

1. при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.
2. при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Сотрудник компании ездил в командировку.

Сотрудник гр.Республики Беларусь.

Можно ли сотрудников граждан Республики Беларусь направлять в командировку?

Отправить Нажимая кнопку «Отправить», я принимаю условия и даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Отправить Нажимая кнопку «Отправить», я принимаю условия и даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Отправить Запомнить меня Войти Зарегистрироваться Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я принимаю условия и даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Командировка: подробный разбор

Все документы по командировке можем подготовить и мы.

Это дополнительная услуга. Стоимость зависит от сложности команидировки. Суточные — это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных для государства командирования.

При однодневной командировке – 50% от нормы. Расходы на проезд — это расходы на проезд к месту командирования и обратно.

Возмещаются на основании подлинных проездных документов.

ЖД Бланк заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного билета с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.

Оформляем командировку за границу

При этом в указанном случае согласие должно быть письменное ; — если в командировку направляют инвалида . Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных.

Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев. Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.

В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:

Сотрудник организации направлен в служебную командировку в Белоруссию и Польшу с проездом железнодорожным транспортом также и по территории России. Объясните на примере, как в этом случае следует рассчитать сотруднику величину возмещения командировочных расходов по установленным нормативам?

Размеры суточных в иностранной валюте в ближнем и дальнем зарубежье опубликованы в журнале «Справочник бухгалтера», N 1 за 2000 г.

https://www.youtube.com/watch?v=j5D6v4ZcT7s

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные со дня перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100% в валюте и по нормам страны, в которую направляется сотрудник.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленной нормы (п.6 Постановления Совмина РФ от 1 декабря 1993 г.

N 1261

«О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»

(с изменениями от 21 марта 1998 г.)).

При этом даты нахождения сотрудника в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении (в том числе пересечения границ различных государств согласно отметкам пограничных органов в загранпаспорте) установлены следующие: следование по территории России с 22 по 23 августа; пересечение границы Россия — Белоруссия — 23 августа (поскольку между этими двумя странами не существует пограничного режима, дата пересечения границы определяется на основании проездных документов и расписания движения поездов); следование и нахождение на территории Белоруссии (по отметкам в командировочном удостоверении) — с 23 по 31 августа; пересечение границы Белоруссия — Польша — 31 августа (по отметке пограничных органов в загранпаспорте); следование и нахождение на территории Польши — с 31 августа по 2 сентября (по отметкам в командировочном удостоверении или в загранпаспорте); пересечение границы Польша — Белоруссия — 2 сентября; следование по территории Белоруссии — со 2 по 3 сентября; пересечение границы Белоруссия — Россия — 3 сентября; следование по территории России — с 3 по 4 сентября.

Таким образом, расчет величины суточных будет выглядеть следующим образом: в российских рублях — за 22 августа и с 3 по 4 сентября включительно: 3 дня х 55 руб. = 165 руб.; по нормам, установленным при направлении в командировку в Белоруссию (Письмо Минфина России от 27 декабря 1996 г.

N 110

«О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран»

), — с 23 по 30 августа включительно и 2 сентября: 8 дней х 20 долл. США = 160 долл. США; по нормам, установленным при направлении в командировку в Польшу (Письмо Минфина России от 29 марта 1996 г.

N 34

«О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»

Оформление командировок сотрудников в 2020 году пошаговая инструкция, статьи тк рф — Права Работника

Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии.

С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания.

Разберемся подробнее, как оформить командировку сотруднику в 2020 году.

Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.

Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:

1. Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные трудовые договоры;
2. Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
3. Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):

• женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
• граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
• родителей-одиночек.

В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.

Порядок оформления командировки

Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.

Этап 1: Оформление приказа руководителя организации

Сотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:

• Ф.И.О. сотрудника и его должность;
• Наименование принимающей организации;
• Место отправки (город, район, страна);
• Срок пребывания в поездке.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией

На основании  приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

• 700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
• 2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Этап 4: Табель рабочего времени

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

• Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
• Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

Этап 5: Прибытие работника из поездки

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

Источник:

Как оформить командировку работнику, сотруднику в 2019, 2020 году

Очень многие предприятия отправляют сотрудников в деловые поездки. Этого требует специфика их деятельности. Поговорим о том, как правильно документально оформить командировку, что для этого нужно. Приведем понятную пошаговую инструкцию.

Изменения законодательства в сфере оформления командировок

Начиная с 2014 года российское законодательство в области регулирования оформления командировок было существенно изменено:

• Теперь именно налоговые органы занимаются всеми операциями по начислению и выплате суточных.
• Страховые взносы начисляются на ту сумму, которая превышает установленный лимит суточных.
• Все суммы командировочных выплат предприятие должно фиксировать в локальных документах и коллективных договорах.
• Страховые взносы на травматизм больше не принимаются во внимание при начислении суточных.

Статья 217 российского Налогового кодекса гласит, что суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. За границу — 2500 рублей.

Если работодатель превысил данный лимит, а это не запрещено, он обязан уплатить налоги и страховые взносы с суммы, превышающей установленный законом размер.

Чаще всего изменения в локальные документы, регламентирующие размеры суточных на предприятии, работодатели вносят в начале года.

Кого нельзя отправлять в командировку

Любой наниматель имеет право отправить своего сотрудника в командировку. При этом важно, чтобы работник трудился в фирме официально на одной должности. Данное правило не касается курьеров, дальнобойщиков, а также всех, кто работает по гражданско-правовому соглашению.

Нельзя отправлять в деловые поездки:

• Беременных.
• Несовершеннолетних (исключением являются спортсмены и артисты).
• Учащихся сотрудников, студентов-заочников.

Кроме того, всегда нужно спрашивать разрешение на отправку в командировку у сотрудников:

• Имеющих детей до 3 лет.
• Являющихся одинокими отцами-матерями с детьми до 5 лет.
• Ухаживающих за родственниками, нуждающимися в опеке по медицинским показаниям.
• Имеющих детей-инвалидов.

Какие документы нужны для оформления командировок по стране

Оформление командировки подразумевает заполнение и подписание документов как перед деловой поездкой, так и после ее окончания.

Мы уже писали, что начинается все с составления приказа на командировку по форме Т-9. Документ содержит:

• Паспортные сведения сотрудника.
• Его табельный номер.
• Указание цеха, отдела, то есть конкретного места постоянной работы.
• Должность.
• Цели поездки.
• Сроки командировки.
• Место выполнения служебного задания.
• Сумму аванса и так далее.

То есть приказ содержит все самые важные данные о предстоящей командировке сотрудника.

Сейчас, согласно законодательству, оформление командировочного удостоверения и служебной записки на командировку неактуальны. Их могут составить на предприятии, но по личной инициативе, посчитав полезными документами.

Авансовый отчет по-прежнему необходим. Это второй документ, которым, согласно законам и нормативным актам, оформляется любая командировки. Есть унифицированная форма АО-1, которую в течение трех рабочих дней после возвращения из деловой поездки обязан заполнить каждый командированный.

Пошаговая инструкция оформления командировок по России

Чтобы правильно оформить поездку сотрудника в деловую командировку, работодателю нужно придерживаться следующей инструкции:

1. Обозначить задачи и цели командировки. Зачем именно сотрудник едет в другой населенный пункт, что он там должен сделать. Соответственно, определяются маршрут командировки и ее сроки.
2. Оформляется приказ о командировке по форме Т-9.
3. День отправки сотрудника в поездку отмечается в специальном журнале учета.
4. Ведется табель учета рабочего времени, в котором в строке с фамилией командированного проставляется буква «К». Если командировка захватывает выходной день, в нем проставляется обозначение «РВ», то есть «рабочий выходной», который оплачивается в двойном размере.
5. Приехавший сотрудник составляет авансовый отчет по форме АО-1, отчитываясь обо всех расходах и прилагая оправдательные документы. Важно помнить, что на подачу авансового отчета у вернувшегося работника есть всего три рабочих дня.
6. Если в компании есть служба безопасности, то сначала именно она проверяет авансовый отчет сотрудника.
7. Затем все расчеты проводит бухгалтерия. Если работодатель признает затраты сотрудника в командировке целесообразными, они будут компенсированы в полном объеме.

Служебная записка, как мы уже писали в отдельной статье, потребуется, если сотрудник ездил в деловую поездку на личном автомобиле. Данный документ предоставляется в вольной форме. Важно не забывать сохранять все чеки АЗС, чтобы фирма потом компенсировала затраты на топливо.

Что делать, если командированный не выполнил служебное задание

Бывает так, что цель командировки не была достигнута. Съездил сотрудник, потратил средства предприятия, а вернулся с нулевым результатом. Возникает спорный вопрос — компенсировать ли работнику расходы на такую поездку. Бухгалтерия говорит: «Да» — ведь затраты можно подтвердить документально, есть чеки и квитанции.

А вот работодатели сомневаются. Их поддерживают налоговики, считающие, что нет нужды оплачивать нерезультативные командировки. Например, цель поездки была сформулирована так: «Подписать договор с поставщиками или заказчиками». Сотрудник едет, старается, ведет переговоры, но вторая сторона выдвигает свои условия и договор не подписывает.

Работодатель может отказаться оплатить такую командировку и его поддержит налоговая, которая не видит оснований уменьшать базу расчет налога на прибыль. Однако, сотрудник может отправиться в суд, чтобы доказать — результат поездки от него не зависел, все решила принимающая сторона. А затраты реально были, есть все подтверждающие документы.

В подавляющем большинстве случаев суд встает на сторону командированного, обязав работодателя компенсировать ему все расходы на деловую поездку.

Как оформить командировку за границу

Командировкам в другие страны мы тоже посвятили отдельную статью, так что останавливаться подробно на данном моменте не будем. Отметим лишь самые важные особенности, которые должен помнить каждый работодатель:

• Добавляется необходимость оформить заграничный паспорт и визу, затраты обычно берет на себя работодатель.
• Нужно выяснить, предоставляет ли принимающая сторона жилье.
• При расчете аванса и суточных учитываются актуальные курсы валют страны, куда отправляется сотрудник.
• Если командированный провел за границей более 183 дней подряд, то ставка НДФЛ повышается для него, как и для остальных налоговых нерезидентов России, с 13% до 30%.

Другие нюансы оформления командировок

Выделим еще два важных нюанса оформления командировок:

1. В поездку едет сразу группа сотрудников. В таком случае в приказе Т-9 нужно прописать все их данные, перечислить работников, которые едут вместе. В остальном особых отличий нет, понятно, что суточные выплачиваются каждому командированному, а расходы на проезд и проживание пропорционально увеличиваются. Авансовый отчет может составить руководитель группы командированных, а может каждый сотрудник отдельно.
2. Краткая поездка. Например, сотрудник отправился в другой город, но не ночевал там. Затраты на дорогу в таком случае будут компенсированы, но суточные не выплачиваются, не идет речь о компенсации расходов на проживание.

Заключение 

Оформление командировок — процесс с одной стороны рутинный, с другой — достаточно сложный. Нужно сделать все правильно, чтобы не было спорных моментов между работодателем и сотрудником, который отправляется в деловую поездку.

https://www.youtube.com/watch?v=W2ypLb5njXc

Обязательных по закону документов всего два — приказ о командировке и авансовый отчет, их формы унифицированы. Однако на предприятии могут оформлять дополнительные документы, согласно принятому положению о командировках.

Источник:

Оформление командировки в 2018 году — за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

— Организация бизнеса — Кадры — Оформление командировки — документы, пошаговая инструкция


Руководители, расширяющие сферу деятельности своей компании, организовывают различные деловые мероприятия за пределами территориальной доступности главного офиса.

С этой целью оформляются командировки подчиненным, которые исполняют свои должностные обязанности в другом городе или стране.

При этом ошибки в оформлении деловой поездки чреваты не только рутинной работой по их исправлению, но и привлечением управленца к административной ответственности. В статье представлена пошаговая инструкция оформления командировки в 2018 году.

Командировка: подробный разбор

Командировка — поездка работника (в том числе совместителя) по распоряжению директора на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Командировки делятся по срокам на:

1. однодневные;     
2. многодневные.

По видам на:

1. по Республике Беларусь;
2. заграничные.

Не считаются командировками:

1. поездки по работе, носящей разъездной либо подвижной характер (курьер);
2. поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель;
3. поездки лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров, в том числе договора подряда.

Нельзя направить в служебную командировку ни при каких обстоятельствах:

1. беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
2. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 1 ст. 263 ТК).

Что нужно оформить для командировки?

Для оформления командировки надо:

1. приказ;
2. задание;
3. отчет по командировке;
4. авансовый отчет.

Приказ — распоряжение директора о направлении сотрудника в командировку. В приказе надо указать:

1. ФИО командируемого работника, его должность (профессию);
2. наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
3. место командировки;
4. срок поездки;
5. цель поездки.

Приказ должен быть утвержден директором.

В примере ниже указаны места, где нужна подпись.

Задание на командировку (по Беларуси не обязательно) должно описывать цель командировки, т.е. конкретные задачи, которые ставит директор перед сотрудником.

Отчет о командировке составляет сотрудник. Отчет обязателен при командировке за границу. Если командировка по Беларуси, то отчет не обязателен, но директор вправе его запросить. В отчете сотрудник описывает результаты командировки, например: проведены переговоры, заключен контракт, поучаствовал в семинаре и т.д.

Авансовый отчет – отчет о деньгах, потраченных в командировке. Отчет не имеет установленной формы. Как правило, разрабатывается в организации самостоятельно. Его делает сотрудник. 

Крайний срок предоставления отчета:

1. 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги на командировку выдавались наличными;
2. 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги переводились на дебетовую карточку или часть выдавалась наличными, а часть переводилась на дебетовую карточку .

К авансовому отчету нужно приложить:

1. оригиналы проездных документов, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
2. оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Пример авансового отчета:

Важно: документы по командировке надо передать в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была командировка.

Все документы по командировке можем подготовить и мы. Это дополнительная услуга. Стоимость зависит от сложности команидировки. 

Какие расходы возмещает организация работнику при командировке?

Суточные — это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных норм для государства командирования. При однодневной командировке – 50% от нормы.

Расходы на проезд — это расходы на проезд к месту командирования и обратно. Возмещаются на основании подлинных проездных документов. При покупке билета через Интернет подтверждающие документы — это:

Пример ЖД билета:

Пример билета на автобус:

Пример авиа-билета:

Пример электронного билета:

Пример посадочного талона:

Важно: если посадочного талона или электронного билета при перелете нет, надо заказать в компании-перевозчике справку, подтверждающую факт поездки. Справку может заказать только сотрудник, который летал.

Пример справки:

Расходы на проживание возмещаются по нормам, которые установленым в государстве, куда отправляют сотрудника. Возместить сотруднику затраты сверх норм организация может только по письменному приказу директора.

При этом нужно, чтобы:

1. командировка была многодневная;
2. у сотрудника остались оригиналы документов о расходах на проживание.

При найме жилья у ИП следует учитывать, что, если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то ему можно возместить соответственно 1/2 или 1/3 часть его расходов.

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения делятся на 2 вида:

1. документы, подтверждающие приобритение услуг;
2. документы, подтверждающие оплату услуг.

К документам, подтверждающим приобретение услуг, относятся:

1. счет (квитанция), при проживании в гостинице;
2. договор найма жилого помещения, при проживании в квартире у ИП.

Квитанция (счет) должны содержать (если документ на иностранном языке, должен быть подстрочный перевод):

1. наименование организации, оказывающей услуги по проживанию;
2. ФИО командированного сотрудника;
3. сведения о предоставляемом номере;
4. срок проживания в гостинице;
5. цену номера.

Пример счета из гостиницы:

К документам, подтверждающим оплату услуг, относятся:

1. кассовый чек или квитанция о приеме наличных денежных средств при оплате наличными деньгами;
2. кассовый чек и карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате картой;
3. карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате через интернет-банкинг.

Иные расходы. Помимо суточных, расходов на проезд и проживание, организация может возместить сотруднику и иные расходы:

1. оплата проезда по платным дорогам;
2. оплата стоянок автотранспорта;
3. оплата услуг связи;
4. оплата завтрака, предоставленного гостиницей;
5. оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза.

Указанные расходы возмещаются только в случае, если директор в курсе и дал согласие. Для подстраховки можно взять у директора письменное разрешение. Его можно получить как до начала командировки, так и после возвращения. Основанием для возмещения иных расходов являются оригиналы подтверждающих документов (чеков, счетов, квитанций и т.п.).

9 рублей по Беларуси, $30 – по России, $80 – по США: какие командировочные платят белорусам

07:16 27.03.2019

Суточные при командировках в пределах Беларуси составляют 9 рублей, а вот при поездке за границу бухгалтерии придется раскошелиться. На прошлой неделе Совмин принял Постановление № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Myfin.by посмотрел, как будет оформляться командировка и сколько по ней заплатят.

фото носит иллюстративный характер, источник: pixabay.com

Постановлением утверждено Положение, которым определяются порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации работникам и военнослужащим (за исключением военнослужащих, проходящих срочную военную службу).

Документ вступил в силу 22 марта, сразу после официального опубликования.

Как будут оформляться командировки?

Положение устанавливает, что направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) нанимателя.

Если работник направляется в командировку на основании приглашения государственного органа, международной организации либо иной организации, в приказе нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны.

Положением также предусмотрено, что при направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку и необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания.

Пункт 4 Положения устанавливает, что приказ нанимателя о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Как оплачиваются командировки по Беларуси

В соответствии с Приложением 1 к Положению суточные при командировках в пределах Республики Беларусь составляют 9 рублей.

Расходы на найму жилого помещения в областных центрах и г.Минске возмещаются в размере 50 рублей; в районных центрах – в размере 25 рублей; в остальных населенных пунктах – в размере 20 рублей.

В случае нахождения командированного работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются.

По желанию командированного работника наниматель обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса.

 pixabay.com

В случае если работник заболел в месте командировки, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду к месту командировки и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться из командировки. Исключение составляют случаи, когда командированный работник находится на стационарном лечении.

Временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально. Срок пребывания в командировке может быть продлен нанимателем после окончания временной нетрудоспособности командированного работника.

Положение также устанавливает, что при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Республики Беларусь возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Положение также определяет, как возмещаются расходы по найму жилого помещения за границей.

Размеры возмещения расходов при командировках за границу установлены Приложением 2 к Положению. Так, например, при командировке в Австрию суточные выплачиваются в размере 60 евро, а расходы за гостиницу – 130 евро в сутки.Лицам, командированным в Германию, наниматель оплачивает суточные в размере 50 евро, расходы за гостиницу в размере 140 евро в сутки.

Командировки в Россию предполагают суточные в размере $30. Если город назначения Москва или Санкт-Петербург, то расходы за гостиницу не должны превышать $140, если командированный направляется в другой город, то за жилье компенсируют до $120.

Если командировка, к примеру, в США, то суточные составят $80, а вот размер компенсации за проживание – от $120 до $350.

При командировке в Египет размеры возмещений следующие: суточные – $80; расходы за проживание – $120. При командировках в Китай это $50 и $150 соответственно.

Если командируют на международный семинар

При направлении командированных работников для участия в международных мероприятиях (конференциях, семинарах и иных мероприятиях), проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов независимо от установленных размеров возмещения расходов по найму жилого помещения.

К подтверждающим документам относятся уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов.

Другие нюансы

При командировании работника в несколько иностранных государств в один день размер суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленного для одного из этих иностранных государств.

Пунктом 24 Положения предусмотрено возмещение командированному работнику расходов по оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика.

Следует отметить, что Постановлением определен и порядок возмещения расходов, связанных с направлением работника за границу на обучение.

Под обучением понимается стажировка, семинар, конференция и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации.

Возмещение таких расходов осуществляется в соответствии с условиями письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами.

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделитееё и нажмите Ctrl+Enter